§ 3° O COMUT poderá viabilizar outras fontes de recursos para sua manutenção e desenvolvimento.

Art. 7° - O Ibict, no prazo de 90 (noventa) dias, a contar da publicação da presente Portaria, elaborará o Regimento Interno do Programa e o submeterá à aprovação do Conselho Técnico.

Art. 8° - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PAULO RENATO SOUZA CARLOS AMÉRICO PACHECO

Art. 1º - O PROGRAMA DE COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA – COMUT, com sede e foro na cidade de Brasília, é um programa de caráter técnico-científico, sem fins lucrativos, de duração permanente, regendo-se por este regimento Interno.

§ 1º - O Comut foi instituído inicialmente junto à Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível superior-Capes pela Portaria nº 456, de 05 de agosto de 1980 do Ministério da Educação e Cultura.

§ 2º - Pelo Segundo Termo de Ajuste, de 05 de novembro de 1980, ao Convênio Capes/CNPq, o Conselho Nacional de desenvolvimento Científico e Tecnológico, através do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia-Ibict, passou a integrar, como co-responsável, o Comut.

§ 3º - Através da Portaria nº 033 de 04 de janeiro de 1991, do Ministro da Educação e do Secretário de Ciência e Tecnologia da Presidência da República, o Comut passou a ser instituído junto à Secretaria Nacional de Educação Superior-Senesu e à Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior-Capes, do Ministério da Educação e junto ao Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico-CNPq, através do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia-Ibict e à Financiadora de Estudos e Projetos-Finep, instituições supervisionadas pela Secretaria da Ciência e Tecnologia da Presidência da República.

§ 4º - Através da Portaria nº 590, de 05 de março de 2002, do Ministro da Educação e do Ministro da Ciência e Tecnologia, o Comut adequou-se às novas estruturas administrativas e organizacionais de seus mantenedores passando a ser instituído junto à Fundação Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior-Capes e à secretaria de Educação Superior-Sesu, do Ministério da Educação e junto ao Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia-Ibict e à Financiadora de Estudos e Projetos-Finep, do Ministério da Ciência e Tecnologia.

Art. 2º - São objetivos do Comut

I – Facilitar o acesso ao documento requerido nas tarefas de pesquisa, ensino e gerenciamento independentemente de sua localização, mediante a celebração de convênios de prestação de serviços com Bibliotecas-Base (depositárias) e fornecedores de textos completos (editores, livreiros, bases de dados de texto completo etc.), sob a égide de um sistema de comutação bibliográfica descentralizado.

II – Desburocratizar o processo administrativo e contábil nas transações de compra e venda de cópias de documentos.

III – Contribuir para o aperfeiçoamento do ensino e da pesquisa, criando condições para a transferência e uso cooperativo de informações interdisciplinares armazenadas nas instituições depositárias dos acervos bibliográficos.

IV – Apoiar a Biblioteca Digital Brasileira, criada no âmbito do Ibict, no fornecimento de cópias de documentos disponibilizados nas Bases de Dados.

V – Garantir a obtenção de cópias de documentos em texto completo oferecidos, mediante pagamento, através da Internet.

CAPÍTULO II – DOS RECURSOS FINANCEIROS

Art. 3º - Os recursos financeiros do Comut serão provenientes de:

I – Contribuições anuais da Capes, Sesu, Ibict e Finep, nos termos do Artigo 6º da Portaria nº 590, de 05 de março de 2002.

II – Venda de bônus às bibliotecas solicitantes e aos usuários solicitantes.

III – Auxílios e subvenções de instituições nacionais e internacionais.

IV – Rendas eventuais.

Art. 4º - A administração dos recursos financeiros do Comut será feita pela Gerência do Comut, de acordo com as atribuições definidas no Título II, Capítulo II, Seção II deste Regimento Interno.

Parágrafo único – Caberá ao Diretor do Ibict a autorização formal e a assinatura de documentos relacionados à execução de despesas.

Art. 5º - A contabilização dos recursos financeiros do Comut será feita de acordo com as normas da Capes, Sesu, Ibict e Finep, no que se refere às suas respectivas verbas destinadas ao Programa. Quanto aos recursos provenientes de vendas de bônus, auxílios, subvenções e rendas eventuais, sua contabilização será efetuada de acordo com as normas da Gerência do Programa.

Art. 6º - A Gerência do Comut deverá apresentar ao final de cada ano ou quando solicitada, prestação de contas ao Conselho Técnico.

TÍTULO II – DA ORGANIZAÇÃO, DAS ATRIBUIÇÕES E DAS REUNIÕES

CAPÍTULO I – DA ORGANIZAÇÃO

Art. 7º - O Comut tem a seguinte estrutura:

I – Conselho Técnico

II – Gerência do Comut

III – Bibliotecas-Base

IV – Fornecedores de textos completos

V – Bibliotecas Solicitantes

VI – Usuários Solicitantes

CAPÍTULO II – DAS ATRIBUIÇÕES

SEÇÃO I

Art. 8º - O Conselho Técnico constitui-se dos seguintes membros:

I – Representante da Fundação Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível superior-Capes

II – Representante da Secretaria de Educação Superior – Sesu

III – Representante do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia – Ibict

IV – Representante da Financiadora de Estudos e Projetos - Finep

V – Representante da Comissão Brasileira de Bibliotecas Universitárias – CBBU

VI - 2 representantes das Bibliotecas-Base e instituições fornecedoras de textos completos, eleitos pelas bibliotecas participantes para um único período de dois anos.

VII – Representante dos usuários indicado pelo Conselho Técnico, entre aqueles que mais solicitam cópias, para um único período de dois anos.

Parágrafo único - Cada um dos membros titulares deverá indicar um suplente que o representará quando necessário.

Art. 9º - A cada dois anos serão eleitos um Presidente e um Vice-Presidente para o Conselho Técnico e que deverão necessariamente pertencer à Capes, Sesu, Ibict ou Finep.

Parágrafo único – O Presidente e o Vice-Presidente poderão ser reeleitos por, no máximo, um mandato consecutivo.

Art. 10 – A eleição para Presidente e Vice-Presidente poderá ser feita por consenso ou por escrutínio secreto e deverá ter a participação da maioria absoluta dos membros do Conselho Técnico.

Art. 11 – São atribuições do Conselho Técnico:

I – Discutir e votar anualmente as proposições apresentadas pela Gerência do Comut, através do Plano Anual de Trabalho.

II – Aprovar a proposta orçamentária anual apresentada pela Gerência do Comut.

III – Definir os valores das contribuições previstas no Artigo 6º da Portaria nº 590, de 05 de março de 2002.

IV – Apreciar relatórios técnicos e financeiros anuais encaminhados pela Gerência do Comut.

V – Aprovar modificações estruturais no Comut.

VI – Aprovar modificações no presente Regimento Interno.

SEÇÃO II – DA GERÊNCIA DO COMUT

Art. 12 – A Gerência do Comut, criada pela Portaria nº 590, de 05 de março de 2002, é o órgão encarregado de administrar e operar o Programa.

Parágrafo único – A Gerência do Comut ficará instalada fisicamente no Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia – Ibict, de acordo com a Portaria nº 590, de 04 de março de 2002.

Art. 13 – A Gerência do Comut constitui-se de:

I - Gerente designado pelo Diretor do Ibict

II – Funcionários em número necessário para operacionalização do Comut.

Art. 14 – São atribuições da Gerência do Comut:

I – Superintender as atividades do Comut.

II – Coordenar a rede de bibliotecas, fornecedores e usuários participantes do Programa.

III – Aprovar a inclusão e/ou exclusão de bibliotecas-base e outras instituições fornecedoras do Comut.

IV – Negociar convênios e submetê-los à Direção do Ibict para assinatura.

V – Desenvolver o planejamento contínuo e a avaliação de desempenho das atividades do Programa.

VI – Propor ao Conselho Técnico mudanças estruturais no Comut.

VII – Estabelecer e/ou alterar fluxos, normas e procedimentos técnicos e/ou administrativos.

VIII – Acompanhar o desempenho das Bibliotecas-Base/fornecedores e Bibliotecas Solicitantes/Usuários solicitantes nos assuntos específicos referentes à operacionalização do Comut.

IX – Coletar e registrar os dados estatísticos referentes ao desenvolvimento e atuação do Programa e elaborar anualmente relatórios analíticos sobre o seu desempenho.

X –Avaliar os instrumentos utilizados pelo Programa incluindo os catálogos eletrônicos, intercâmbio eletrônico de dados e outros mecanismos.

XI – Executar os trabalhos administrativos relacionados com o Comut e gerenciar os recursos humanos e financeiros alocados ao Programa.

XII – Elaborar a política de preços e remuneração de serviços prestados pelo Programa.

XIII – Elaborar e executar programas de divulgação e promoção do Comut.

XIV – Convocar os membros do Conselho Técnico para as reuniões e prover o necessário apoio logístico à sua realização.

XV – Convocar os participantes do Programa para reuniões técnicas, treinamentos e outros eventos.

XVI – Prestar contas ao Conselho Técnico dos gastos efetuados pelo Comut e elaborar relatórios anuais ou quando solicitado.

SEÇÃO III – DAS BIBLIOTECAS-BASE

Art. 15 – As Bibliotecas-Base são bibliotecas/centros de documentação de instituições de ensino e/ou pesquisa com acervo considerado adequado para o atendimento de demanda de cópias em uma ou mais áreas de conhecimento e com uma infra-estrutura mínima necessária aos propósitos da comutação bibliográfica.

§ 1º - São pré-requisitos para uma biblioteca integrar o Comut na condição de Biblioteca-Base:

I – Disponibilidade de acervos relevantes em uma ou mais áreas do conhecimento ou então relevantes segundo critério de distribuição geográfica.

II – Manutenção regular do acervo.

III – Disponibilidade de equipamentos de reprografia e de sistemas de comunicação de dados em quantidade e qualidade adequados à prestação dos serviços do Comut.

IV – Disponibilidade de pessoal qualificado para execução regular dos serviços correspondentes ao Programa.

V – Participação, de forma regular e sistemática, no Catálogo coletivo Nacional de Publicações Seriadas, do Ibict, e/ou em outros catálogos específicos para prestação dos serviços ao comut.

§ 2º - A escolha das Bibliotecas-Base cabe à Gerência do Comut.

§ 3º - As Bibliotecas-Base assinarão convênio com o Comut oficializando sua participação no Programa.

Art. 16 – São atribuições das Bibliotecas-Base:

I – Atender, com base no seu próprio acervo, os pedidos de cópias encaminhados pelas bibliotecas solicitantes e usuários solicitantes, conforme preços, prazos e padrões de qualidade estabelecidos pelo Comut.

II – Colaborar nos planos de divulgação e promoção do Comut.

III – Destacar pessoal para os serviços de comutação bibliográfica.

IV – Manter em boas condições de operação a infra-estrutura necessária ao desenvolvimento do Comut.

V – Atender às convocações da Gerência do Comut

SEÇÃO IV - DOS FORNECEDORES DE TEXTO COMPLETO

Art. 17 – Os Fornecedores de Texto Completo são as editoras, livreiros, fornecedores de periódicos, bases de dados diversas de documentos em texto completo etc. que possibilitam o acesso a textos completos de documentos através da Internet “mediante pagamento”, utilizando-se dos mecanismos de senha de bônus do Comut.

Art. 18 – São pré-requisitos para participação como fornecedores de textos completos:

I – Disponibilidade de acervos em textos completos, em uma ou mais áreas de conhecimento, através da Internet.

II – Assinatura de acordo com o Comut regulamentando as formas de acesso, preços, normas e fluxos operacionais.

SEÇÃO V – DAS BIBLIOTECAS SOLICITANTES

Art. 19 – Bibliotecas Solicitantes são as bibliotecas/centros de documentação de instituições (de ensino, pesquisa, assessoria técnica, operações, administração, serviços, indústrias etc.) demandantes de informação documentária básica para as tarefas de ensino, pesquisa ou gerenciamento.

Parágrafo único – Para participar do Comut a biblioteca solicitante necessita fazer seu cadastramento e adquirir um número mínimo de bônus Comut estipulado pela Gerência do Comut.

Art. 20 – São atribuições das Bibliotecas solicitantes:

I – Encaminhar às Bibliotecas-Base ou aos fornecedores de texto completo, as solicitações de cópias feitas pelos seus usuários, conforme normas, fluxos, prazos e preços estabelecidos pelo Comut.

II – Acatar a política e variação de preços estipulada pela Gerência do Comut para os diversos serviços oferecidos pelo Programa.

III – Colaborar nos planos de divulgação e promoção do Comut.

IV – Participar de programas de treinamento de usuários propostos pela Gerência do Comut.

SEÇÃO VI – DOS USUÁRIOS SOLICITANTES

Art. 21 – Usuários solicitantes são as pessoas físicas demandantes de informação documentária básica para suas tarefas de ensino, pesquisa ou gerenciamento que operam diretamente com o Comut, sem a interferência de uma Biblioteca Solicitante

Parágrafo único – Para participar do Comut o usuário solicitante necessita fazer seu cadastramento e adquirir um número mínimo de bônus Comut estipulado pela Gerência do Comut

CAPÍTULO III – DAS REUNIÕES DO CONSELHO TÉCNICO

Art. 22 – O Conselho Técnico reunir-se-á em caráter ordinário uma vez por ano.

Art. 23 – Poderá reunir-se em caráter extraordinário por convocação de quaisquer de seus membros.

Art. 24 – Cada membro titular poderá, quando necessário, ser substituído por seu suplente que terá direito a voto.

Art. 25 – Deverá haver ata para todas as reuniões ordinárias e extraordinárias.

Art. 26 – As reuniões ordinárias deliberarão assuntos diversos relacionados ao Comut.

Art. 27 – As reuniões extraordinárias discutirão somente o assunto objeto de sua convocação.

Art. 28 – Deverá haver um quorum mínimo de 4 membros do Conselho Técnico sendo obrigatória sempre a presença do Presidente ou do Vice-Presidente.

Art. 29 – As reuniões serão presididas pelo Presidente do Conselho Técnico ou pelo Vice-Presidente, na ausência desse.

Parágrafo único – Os suplentes do Presidente e do Vice-Presidente não os substituem na função.

Art. 30 – O Gerente do Comut participará das reuniões, sem direito a voto.

Art. 31 – Todos os membros do Conselho Técnico terão direito a voto, que poderá ser feito a descoberto ou por escrutínio secreto.

§ 1º - O Presidente, ou o Vice-Presidente na função de Presidente, além do voto normal. terá direito ao voto de Minerva quando necessário.

§ 2º - As propostas serão aprovadas por maioria simples de votos.

Art. 32 – Se em uma reunião não houver sido esgotado o temário, ou se não houver sido alcançado uma decisão, será convocada uma reunião extraordinária em data e hora que o Conselho Técnico julgar conveniente.

TÍTULO III – DOS MECANISMOS OPERACIONAIS

CAPÍTULO I – DOS CONVÊNIOS COM AS BIBLIOTECAS-BASE E COM OS FORNECEDORES DE TEXTOS COMPLETOS

Art. 33 – As Bibliotecas-Base que integram o Comut devem assinar convênio comprometendo-se a cumprir as exigências do Programa.

Art. 34 – Os convênios poderão ser assinados diretamente com as Bibliotecas-Base ou com as instituições às quais pertencem.

Art. 35 – Somente as bibliotecas que tenham condições de infra-estrutura adequada ao Comut poderão participar na condição de Biblioteca-Base.

Art. 36 – As bibliotecas que não cumprirem os termos dos convênios serão excluídas do Comut.

Art. 37 – Os fornecedores de textos completos assinarão convênios específicos com o Comut formalizando as ações para acesso e fornecimento de cópias de documentos em texto completo através da Internet.

Art. 38 – O fornecedores de texto completo que não cumprirem os termos dos convênios serão excluídos do Comut.

Art. 39 – O prazo dos convênios é indeterminado podendo ser rescindido a qualquer tempo e por qualquer das partes, mediante aviso por escrito com 90 (noventa) dias de antecedência, resguardados os direitos de ressarcimento a que se fizerem jus as partes envolvidas.

Art. 40 – O Ibict, como órgão que hospeda a Gerência do Comut, constitui-se em pessoa jurídica para efeito legal de assinatura de convênios e acordos com as Bibliotecas-Base e fornecedores de textos completos.

Art. 41 – Em todos os convênios estabelecidos para implementação e operação do Comut, será adotado o foro de Brasília, DF como foro competente para dirimir eventuais dúvidas e questões associadas à execução dos convênios.

CAPÍTULO II – DA COBRANÇA PELO FORNECIMENTO DE CÓPIAS

Art. 42 – O mecanismos de cobrança pelo fornecimento de cópias de documentos serão determinados através de instrumentos operacionais específicos a serem elaborados pela Gerência do Comut.

Art. 43 – Todos os serviços executados pelo Comut serão cobrados aos usuários de acordo com a política de preços estabelecida pela Gerência do Comut.

Art. 44 – Os preços cobrados pelo Comut contemplarão apenas as despesas operacionais das Bibliotecas-Base, fornecedores de textos completos, Bibliotecas Solicitantes e Gerência do Comut.

Art. 45 – A Gerência do Comut reembolsará mensalmente as Bibliotecas-Base e fornecedores de textos completos pelos serviços prestados ao Programa.

CAPÍTULO III – DA DIVULGAÇÃO E PROMOÇÃO

Art. 46 – A divulgação e promoção do Comut tem por objetivo informar e sensibilizar os usuários (instituições e pessoas físicas) potenciais para utilização do Programa.

Art. 47 – A Gerência do Comut deverá estabelecer Programas sistemáticos de divulgação e promoção.

Art. 48 – A divulgação do Comut será feita através de folhetos explicativos, matérias na imprensa geral e especializada, rádio e televisão, áudio visuais, Internet etc.

CAPÍTULO IV – DOS CATÁLOGOS COLETIVOS

Art. 49 – O Comut utilizará como um de seus instrumentos de localização de documentos os Catálogos Coletivos existentes nas Redes de bibliotecas que compõem o Programa.

Art. 50 – As Biblitecas-Base deverão atualizar, com freqüência, seus acervos nos catálogos coletivos utilizados junto ao Comut.

Art. 51 – A Gerência do Comut deverá fazer uma constante avaliação dos catálogos levando aos seus produtores as sugestões consideradas necessárias.

Art. 52 – A Gerência do Comut deverá negociar com as administrações dos catálogos para que os mesmos contenham instruções para sua adequada utilização pelos usuários do Comut.

CAPÍTULO V – DO TREINAMENTO DE USUÁRIOS

Art. 53 – A Gerência do Comut encarregar-se-á de programar treinamentos periódicos aos usuários do Programa.

Art. 54 – Os treinamentos deverão ser feitos para grupos de Bibliotecas-Base/fornecedores de textos completos e Bibliotecas Solicitantes/usuários solicitantes.

Parágrafo único – O treinamento poderá ser também realizado pelas bibliotecas participantes com o objetivo de adequá-lo aos interesses institucionais, regionais e/ou setoriais.

CAPÍTULO VI – DOS PEDIDOS DE CÓPIAS NO EXTERIOR

Art. 55 – Os mecanismos estabelecidos para a aquisição de cópias de documentos no exterior, através do Serviço de Busca Monitorada do Comut, terão regulamentação específica que complementará o presente Regimento Interno.

CAPÍTULO VII – DOS FLUXOS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVOS

Art. 56 – Os fluxos operacionais e administrativos informatizados do Comut (solicitação/atendimento de cópias, administração do Programa, venda de bônus Comut etc.) serão definidos em Manuais Operacionais específicos a serem definidos e criados pela Gerência do Comut.

TÍTULO IV – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 57 – O presente Regimento Interno poderá ser modificado quando necessário, devendo as modificações serem aprovadas pelo Conselho Técnico.

Art. 58 – Este Regimento Interno entrará em vigor após seu registro legal, revogadas as disposições em contrário.

Brasília, 28 de maio de 2002

1.5 PLANO ANUAL DE TRABALHO

Constitui-se do plano de atividades a serem desenvolvidas pela Gerência do Comut durante o ano. Apresenta, além da descrição de atividades e do cronograma de execução, a proposta orçamentária para cada exercício.

O Plano Anual de Trabalho é apresentado, para discussão e aprovação do Conselho Técnico, ao final do ano anterior a que se refere.

1.5.1 PROGRAMA DE COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA –COMUT

PLANO ANUAL DE TRABALHO – 2003

INTRODUÇÃO

O presente documento apresenta, de maneira ampla, as atividades que deverão ser executadas pela Gerência do Programa de Comutação Bibliográfica-Comut durante o ano de 2003.

Algumas atividades serão iniciadas em 2003. Outras são continuação de atividades iniciadas em 2002 e, por motivos diversos, não finalizadas.

Inclui o título da atividade, breve justificativa, a ação a ser desenvolvida, o órgão responsável pela execução e seus parceiros se for o caso, elementos de custos a serem utilizados e as fontes de recursos.

Ao final do documento é apresentado um resumo do orçamento indicando quais ações estão relacionadas a cada elemento de despesa.

ATIVIDADES

1 – Implementação do projeto “Novo Modelo Comut” relativo às soluções de informatização das atividades técnico/administrativas.

Justificativa – As primeiras três etapas de elaboração do projeto lógico e físico do Novo Modelo Comut foram desenvolvidas no ano de 2002. As demais etapas (quatro a oito) deverão ser desenvolvidas em 2003, com término previsto para o mês de abril.

Ação – Finalização dos trabalhos de geração de um projeto lógico e físico para implementação, teste e consolidação das soluções de informatização do “Novo Modelo Comut”

Responsável – Brisa Informática

Setor de Informática do Ibict

Gerência do Comut

Custos – Elaboração de Software

Fonte de Recursos – Comut/Funcate

2 - Acesso a documentos digitais via Internet - Continuação

Justificativa – Muitos textos completos oferecidos por editoras e fornecedores internacionais podem ser obtidos diretamente da Internet através de pagamento de tarifas e uso de senhas. O uso do mecanismo de pagamento do Comut (Bônus Comut) e da senha do Programa, se acordado com os fornecedores/editores, poderá permitir a obtenção desses textos com maior rapidez e menor burocracia.

Ação – Novas reuniões com fornecedores e editores nacionais e internacionais, envolvidos ou não no âmbito da BDB, para criação de mecanismos operacionais de acesso e cópia, através do Comut, de documentos em texto completo pagos.

Assinatura de convênios com fornecedores e editores.

Responsável – Gerência Comut

Custos – Passagens e diárias

Fonte de recursos – Orçamento Comut 2003

3 – Setor de Busca Monitorada do Comut - Continuação

Justificativa – O Setor de Busca Monitorada do Comut permitirá a obtenção de cópias de documentos em outras instituições nacionais e internacionais além das Bibliotecas-Base. Há necessidade, portanto, de se identificar essas instituições e assinar acordos com as mesmas.

Ação – Estudo e identificação de instituições nacionais e internacionais que poderão participar do esquema de Busca Monitorada. Assinaturas de acordos com estas instituições.

Responsável – Gerência Comut

Custos – Passagens e diárias

Fontes de recursos – Orçamento Comut 2003

4 - Convênio com Bibliotecas-Base

Justificativa – As mudanças operacionais, organizacionais e administrativas do Comut implicarão novas regras que deverão ser acordadas com as Bibliotecas-Base alterando os termos dos convênios atuais.

Ação – Assinatura de convênios com as Bibliotecas-Base do Comut em função da Portaria Interministerial Nº 590 e do novo Regimento Interno do Programa.

Responsável – Gerência Comut

Custos – Inexistentes

5 - Cartão Pré-Pago de Bônus Comut - Software

Justificativa – A utilização de cartões pré-pagos de bônus Comut implica a elaboração de um software próprio de controle de vendas e de validação dos cartões adquiridos pelos usuários junto ao Comut.

Ação – Elaboração de software específico para utilização de cartão pré-pago para aquisição, pelos usuários, de bônus Comut.

Responsável – Gerência Comut

Empresa de Informática

ABNC

Custos – Elaboração de Software

Passagens e diárias

Fontes de recursos – Orçamento Comut 2003

6 - Cartão Pré-Pago de Bônus Comut – Confecção

Justificativa – Foi contatada a empresa American Bank Note Company-ABNC que detém uma tecnologia avançada na confecção e distribuição de cartões de crédito e cartões telefônicos pré-pagos no Brasil e exterior. Cartões similares serão utilizados como meio de pagamento para obtenção de cópias através do Comut. Para sua confecção e distribuição contar-se-á com a tecnologia da ABNC.

Ação – Confecção de cartões pré-pagos de bônus Comut para distribuição em postos de venda credenciados pelo Comut.

Custos – Material de consumo

Passagens e diárias

Fontes de recursos – Orçamento Comut 2003

7 - Publicidade do Novo Modelo Comut

Justificativa - Para que o Novo Modelo Comut venha a ser bem recebido pelos usuários é necessário que sua filosofia e conceitos sejam bem entendidos. Uma publicidade institucional permitirá a divulgação do conceito e da filosofia do Programa rotulando-o como um serviço essencial para as atividades de ensino e pesquisa.

Ação – Criação, impressão e distribuição de cartazes e folderes para o Comut, em três idiomas, explorando o conceito do Programa com vistas a torná-lo conhecido do usuário a quem se destina.

Responsável – Gerência Comut

Empresa especializada na criação de peças de divulgação

Custos – Material de Consumo

Serviços de Terceiros

Fontes de recursos – Orçamento Comut 2003

8 - Material Operacional

Justificativa – Desde a sua criação em 1980, o Comut oferece material operacional padronizado às bibliotecas participantes garantindo a identificação do Programa junto aos usuários finais.

Ação – Confecção de material operacional (envelopes em plástico) a ser distribuído às Bibliotecas-Base do Programa.

Responsável – Gerência Comut

Custos – Material de Consumo

Fontes de recursos – Orçamento Comut 2003

9 - Reunião com Bibliotecas-base e bibliotecas solicitantes

Justificativa – Existe a necessidade de reuniões técnicas anuais com as bibliotecas do Programa para discussão de problemas operacionais e administrativos. Serão aproveitadas as datas e locais das reuniões para palestras sobre o Comut dirigidas aos usuários potenciais do Programa.

Ação – Reuniões técnicas com as Bibliotecas-base e solicitantes a serem realizadas durante o ano de 2003.

Visitas a algumas Bibliotecas-Base mais importantes para verificar problemas e inspeção de infra-estrutura.

Palestras para usuários potenciais do Programa

Responsável – Gerência Comut

Custos – Passagens e diárias

Fontes de recursos – Orçamento Comut 2003

10 - Cadastro de Bibliotecas - Continuação

Justificativa – O atual cadastro de bibliotecas necessita ser atualizado em relação às necessidades do Novo Modelo Comut. Será elaborado um cadastro contendo todas as instituições que participam dos diversos serviços/produtos do Ibict.

Ação – Reorganização do cadastro de bibliotecas do Comut.

Elaboração de um cadastro único para o Ibict envolvendo inicialmente as bibliotecas do Comut e do CCN.

Responsável – Gerência Comut

CCN

Custos – Inexistentes

Conselho Técnico Comut

11 - Treinamento de bibliotecas e usuários

Justificativa – As mudanças a serem introduzidas no Programa após a implantação do Novo Modelo Comut implicarão na necessidade de um amplo treinamento de bibliotecas e usuários a fim de que os serviços funcionem de maneira adequada.

Ação – Treinar bibliotecas e usuários para atuarem de maneira adequada no Novo Modelo Comut.

Elaborar filme para treinamento à distância.

Responsável – Gerência Comut

Custos – Passagens e diárias

Fontes de recursos – Orçamento Comut 2002 Recursos já destinados pela Finep em projeto apresentado em 2002.

12 – Integração com outros Sistemas internacionais

Justificativa – O Novo Modelo Comut poderá ser utilizado por Sistemas de Informação de outros países, principalmente da América Latina, Caribe e de Língua Portuguesa.

Ação – Visitas a outros Sistemas e assinaturas de contratos para uso do Comut por instituições de outros países da América Latina, Caribe e de Língua Portuguesa.

Publicidade do Comut em outros países.

Responsável – Gerência Comut

Custos – Passagens e Diárias

Fonte de recursos – Orçamento Comut 2003

2 CADASTRAMENTOS

2.1 DEFINIÇÃO

Conjunto de dados administrativos, operacionais e de endereçamento que alimentam as bases de dados relacionadas às bibliotecas, usuários e operações desenvolvidas pela Gerência do Comut.

Existem vários tipos de cadastros:

- Cadastro de informações institucionais

- Cadastro de tabelas gerais

- Cadastro das bibliotecas

- Cadastro dos usuários

- Cadastro de Bônus Comut

- Cadastro de dados da Gerência

- Cadastro de consultas

- Cadastro de controle de acesso

Os cadastros de bibliotecas e de usuários devem ser atualizados a cada três e seis meses respectivamente. Caso não haja alterações deverá ser confirmado, o que significa que todos os dados cadastrais continuam válidos.

2.2 CADASTRO DE BIBLIOTECAS

2.2.1 O QUE É

Conjunto de dados administrativos, operacionais e de endereçamento das bibliotecas participantes do Comut.

Ao cadastrar-se no Programa Comut a biblioteca recebe uma sigla e um código estando apta a adquirir os Bônus Comut necessários à sua participação.

A atualização do cadastro é feita pela própria biblioteca. A cada três meses o sistema obrigará a que se faça uma atualização ou confirmação dos dados. Após avisos programados, os cadastros não atualizados/confirmados implicarão o bloqueio da biblioteca junto ao Comut.

2.2.2 ONDE CADASTRAR A BIBLIOTECA

Para cadastrar a biblioteca deve-se abrir o Formulário de Cadastramento a partir do item Cadastre-se – Pessoa Jurídica, na página principal do Site do Comut

2.2.3 CAMPOS DE CADASTRAMENTO DA BIBLIOTECA

2.2.3.1 NOME DA BIBLIOTECA

Campo de preenchimento obrigatório pela biblioteca

É o nome da biblioteca caso exista. Deve ser escrito sem incluir o nome da Instituição à qual pertence a biblioteca.

Se a biblioteca tem um nome específico deve aparecer apenas este nome:

Ex: BIBLIOTECA PROF. JOSÉ DA SILVA

Se a biblioteca não tem um nome específico deve aparecer apenas a palavra Biblioteca.

Ex. Se a biblioteca é da Faculdade de Medicina da Universidade X e não tem um nome, deve aparecer apenas: BIBLIOTECA

2.2.3.2 INSTITUIÇÃO SUPERIOR

Campo de preenchimento obrigatório pela biblioteca

É o nome da Instituição Superior à qual pertence a biblioteca. Deve aparecer o nome da Instituição superior e, quando necessário, o nome do Departamento, Divisão, Faculdade etc.

Ex. UNIVERSIDADE X. FACULDADE DE MEDICINA

2.2.3.3 DADOS BANCÁRIOS

Campo de preenchimento obrigatório somente pela biblioteca base

A biblioteca base deve indicar os dados bancários necessários para recebimento de pagamento pelas cópias atendidas, incluindo:

- Razão Social (nome jurídico da Biblioteca)*

- CNPJ (conjunto de 14 algarismos que deverá ser indicado sem pontuação)*

- Inscrição Estadual (campo numérico que deverá ser indicado sem pontuação. Caso seja ISENTA não escrever nada,)*

- Banco (Escolher o nome do Banco entre aqueles relacionados pelo Sistema)

- Agência (Selecionar Agência Bancária do banco escolhido. Caso não conste na relação, informar à Gerência do Comut)*

- Conta Corrente (informar o número sem pontuação)*

- Unidade Gestora (Somente quando solicitado pela Gerência do Comut)

- Gestão (Somente quando solicitado pela Gerência do Comut)

* Ob. Caso a Biblioteca Base não seja oficialmente uma Pessoa Jurídica, deverá enviar os dados da Instituição apta a receber recursos em seu nome (Instituição superior, Fundação credenciada etc.)

- IP dedicado (se houver, deverá ser indicado sem pontuação)

- Endereço Web da biblioteca (se houver)

2.2.3.4 DADOS DE ENDEREÇAMENTO

Alguns dados são de preenchimento obrigatório, outros de preenchimento optativo.

- Endereço (Rua, Avenida, Praça etc) e número (obrigatório)

- Bairro (se houver)

- País (obrigatório - escolher o País entre os relacionados)

- Região (obrigatório – escolher a Região entre as relacionadas)

- CEP (obrigatório, indicar sem pontuação)

- Unidade da Federação (obrigatório – escolher a UF entre as relacionadas)

- Cidade (obrigatório – escolher a cidade entre as relacionadas)

- Caixa Postal (se houver)

- CEP da Caixa Postal (se houver, indicar sem pontuação)

- Tipo de dado de telefone (obrigatório – escolher o dado do telefone: residencial ou empresa)

- Tipo de telefone (obrigatório – escolher o tipo de telefone entre os relacionados)

- DDD e número do telefone (obrigatório, indicar sem pontuação )

- Tipo de E-mail (obrigatório – escolher o tipo de E-mail entre os relacionados)

- Endereço do E-mail geral da biblioteca (obrigatório)

OB. As bibliotecas podem ter mais de um telefone e E-mail. Toda vez que se cadastrar um telefone e um E-mail (ainda que seja apenas um) é necessário clicar sobre o sinal + em azul que se encontra à frente do número do telefone e do E-mail.

2.2.3.5 DADOS DOS CONTATOS

Alguns dados são de preenchimento obrigatório, outros de preenchimento optativo

Os dados de contato referem-se às informações sobre os funcionários da biblioteca encarregados de cada serviço específico, tais como: Diretor, Responsável pelo Comut, Responsável pelo CCN, Responsável pela BDTD etc.

- Tipo de contato (obrigatório – escolher, pelo menos o diretor da biblioteca, um tipo de contato entre os relacionados)

- Nome do contato (obrigatório)

- Tipo de E-mail (obrigatório – escolher o tipo de E-mail entre os relacionados)

- E-mail do contato (obrigatório)

- Telefone do contato (obrigatório, indicar sem pontuação)

- Cargo do Contato (obrigatório)

OB. As bibliotecas podem ter mais de um contato, ou seja: o Diretor, o responsável pelo Comut, pelo CCN, pela BDTD etc. Toda vez que se cadastrar um contato e seu telefone e E-mail (ainda que seja apenas um) é necessário clicar sobre o sinal + em azul que se encontra à frente do cargo do contato.

2.2.3.6 INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A BIBLIOTECA

- Categoria da biblioteca (obrigatório – deve ser indicada a categoria da biblioteca, de acordo com a sua constituição jurídica, constante da relação)

- Classificação da biblioteca (obrigatório – deve ser indicada a classificação da biblioteca, de acordo com o público que atende, constante da relação)

- Área do conhecimento (obrigatório – a biblioteca deve indicar a sua principal área de atuação de acordo com a relação apresentada que corresponde à Lista de Áreas de Conhecimento do CNPq/Capes)

2.2.3.7 USUÁRIO MASTER

Usuário que fez o cadastramento da Biblioteca.

2.2.3.8 LOGIN E SENHA DA BIBLIOTECA

- Login ou Código – O Login ou código é composto de seis dígitos mais um dígito verificador e é gerado automaticamente pelo Sistema do Comut para cada biblioteca que se cadastra no Programa. Identifica cada uma das bibliotecas e é através dele (sem o dígito verificador – apenas os seis primeiros números) que se acessa o Site do Comut. Cada funcionário que tem permissão para acessar o Comut na biblioteca deve indicar esse Login ao fazer o acesso.

- Senha – Permite o acesso da biblioteca ao sistema Comut. É criada por quem está fazendo o cadastramento da biblioteca, ela pode ser numérica, alfabética ou alfa-numérica e é composta de 1 até 6 caracteres, podendo ser em caixa baixa ou alta. A senha pode ser alterada sempre que seja necessário, por questões de segurança. Caso a Senha seja esquecida utilizar o recurso “Esqueceu sua Senha?” na página principal do Site do Programa. Havendo alteração, a nova senha é formada pelo próprio Sistema, composta de 6 algarismos.

2.2.4 CREDENCIAMENTO DA BIBLIOTECA

O credenciamento é a etapa em que o Cadastro da biblioteca é homologado pela Gerência do Comut. Quando se trata de Biblioteca Solicitante, a Gerência acrescenta apenas a Sigla da biblioteca. Quando se trata de Biblioteca Base, a Gerência acrescenta, além da Sigla, outros dados administrativos habilitando a biblioteca para o atendimento de cópias.

- Código – É o Login da biblioteca – composto de 6 dígitos. Ao digitá-lo e mandar pesquisar, a Gerência do Programa obtém os principais dados já cadastrados pela Biblioteca

- Sigla –Fornecida pela Gerência do Programa, a sigla é composta com dados da Instituição Superior, Faculdade, Departamento, Divisão etc., nome da biblioteca

Ex. UFX/FM (Universidade Federal X. Faculdade de Medicina)

UFY/BC (Universidade Federal Y. Biblioteca Central)

- Nome – Nome da biblioteca já cadastrado pela própria biblioteca. Ao credenciar a biblioteca, a Gerência do Comut acrescenta a Sigla da biblioteca antes do nome para facilitar a busca no CCN e em outros catálogos que utilizam siglas.

- CNPJ – Caso a biblioteca seja base e não tenha cadastrado o CNPJ, a Gerência entra com esse dado na hora do credenciamento.

- Tipo da biblioteca – Toda biblioteca, ao cadastrar-se no Programa, é enquadrada automaticamente na condição de Biblioteca Solicitante. Caso venha a ser Base, a Gerência faz essa indicação no campo específico de Biblioteca Base.

- Instituição Superior - Caso a biblioteca não tenha indicado a Instituição Superior, a Gerência entra com esse dado na hora do credenciamento.

- Forma de envio – São as diversas formas pelas quais a Biblioteca Base pode enviar as cópias de documentos às Bibliotecas Solicitantes e Usuários Solicitantes. Ao credenciar a biblioteca como Base, a Gerência do Programa indica essas formas baseando-se em informações fornecidas pela própria biblioteca.

- Forma de pagamento – indica a forma pela qual a Biblioteca Base deseja receber pagamento pelos serviços oferecidos.

- Padrão de Atendimento – indica a quantidade máxima de solicitações que uma Biblioteca Base pode atender durante o dia.

- Banco, Agência e Conta Corrente – Caso esses dados não tenham ainda sido preenchidos pela Biblioteca Base, a Gerência do Programa os lançara no Cadastro na hora do credenciamento.

- Situação da Biblioteca – indica se a biblioteca está Ativa ou Bloqueada. Uma biblioteca é bloqueada quando não atualiza seus dados cadastrais ou quando não cumpre com seus compromissos junto ao Programa.

2.2.5 ONDE ATUALIZAR O CADASTRO

Para atualizar o cadastro, a biblioteca deve, após estar logada ao Comut, acessar o item Cadastro – Biblioteca – Alterar

Deverão ser atualizados apenas os dados que sofreram alterações. Caso não haja alterações deve-se apenas confirmar os dados.

2.3 CADASTRO DE USUÁRIOS

2.3.1 O QUE É

Conjunto de dados administrativos, operacionais e de endereçamento dos usuários participantes do Comut.

Para participar do Comut, ainda que seja na qualidade de Usuário Institucional, o usuário necessita fazer o seu cadastramento. Uma vez que a base de dados cadastral é centralizada na Gerência do Comut e que o acesso para cadastramento é via Web, o usuário poderá cadastrar-se de qualquer lugar do mundo bastando para isso acessar o Site do Comut.

Ao cadastrar-se no sistema Comut o usuário estará apto para fazer solicitações, através de uma Biblioteca Solicitante, na condição de Usuário Institucional, ou diretamente sem a interferência de uma Biblioteca Solicitante, na condição de Usuário Solicitante.

A atualização do Cadastro é feita pelo próprio usuário. A cada seis meses o sistema obrigará que se faça uma atualização ou confirmação dos dados. Após avisos programados, os cadastros não atualizados ou não confirmados implicarão o bloqueio do usuário junto ao Comut.

2.3.2 ONDE CADASTRAR O USUÁRIO

Para cadastrar-se o usuário deve-se abrir o Formulário de Cadastramento a partir do item Cadastre-se – Pessoa Física, na página principal do Site do Comut

2.3.3 CAMPOS DE CADASTRAMENTO DO USUÁRIO

2.3.3.1 NOME DO USUÁRIO

campo de preenchimento obrigatório pelo usuário

Deverá ser indicado o nome completo do usuário, na seqüência Nome e Sobrenome,

2.3.3.2 CPF DO USUÁRIO

campo de preenchimento obrigatório pelo usuário

Funciona como o código do usuário permitindo-lhe fazer o Login para acessar o Comut, deve ser indicado sem pontuação.

2.3.3.3DOCUMENTO ESTRANGEIRO

campo de preenchimento obrigatório pelo usuário estrangeiro

Funciona como o código do usuário estrangeiro permitindo-lhe fazer o Login para acessar o Comut

2.3.3.4 CLASSIFICAÇÃO DO USUÁRIO

campo de preenchimento obrigatório pelo usuário

Indicada a classificação do usuário, de acordo com sua esfera de atuação profissional. Deve ser escolhida de acordo com a lista relacionada.

2.3.3.5 IP DEDICADO

campo de preenchimento opcional pelo usuário

2.3.3.6 DADOS DE ENDEREÇAMENTO

Alguns dados são de preenchimento obrigatório, outros de preenchimento optativo

- Endereço (obrigatório – identifica a Rua, Avenida, Praça etc. e número)

- Bairro (se houver)

- País (obrigatório - escolher o País entre os relacionados)

- Região (obrigatório – escolher a Região entre as relacionadas)

- CEP (obrigatório, indicar sem pontuação)

- Unidade da Federação (obrigatório – escolher a UF entre as relacionadas)

- Cidade (obrigatório – escolher a cidade entre as relacionadas)

- Caixa Postal (se houver)

- CEP da Caixa Postal (se houver, indicar sem pontuação)

- Tipo de dado de telefone (obrigatório – escolher o dado do telefone: residencial ou empresa)

- Tipo de telefone (obrigatório – escolher o tipo de telefone entre os relacionados)

- DDD e número do telefone (obrigatório, indicar sem pontuação)

- Tipo de E-mail (obrigatório – escolher o tipo de E-mail entre os relacionados)

- Endereço do E-mail (obrigatório)

OB. O usuário pode ter mais de um telefone e E-mail. Toda vez que se cadastrar um telefone e um E-mail (ainda que seja apenas um) é necessário clicar sobre o sinal + em azul que se encontra à frente do número do telefone e do E-mail.

2.3.3.7 LOGIN E SENHA DO USUÁRIO

- Login ou Código – (obrigatório) O Login ou código é composto pelo CPF do usuário e é indicado ao sistema na hora do cadastramento, sem incluir a pontuação. É através dele que o usuário acessa o Site do Comut.

- Senha – (obrigatório) Permite o acesso do usuário ao sistema Comut, ela pode ser numérica, alfabética ou alfa-numérica composta de 1 até ou caracteres, podendo ser em caixa baixa ou alta. A senha pode ser alterada sempre que seja necessário, por questões de segurança. Caso a Senha seja esquecida utilizar o recurso “Esqueceu sua Senha?” na página principal do Site do Programa. . Havendo alteração, a nova senha é formada pelo próprio Sistema, composta de 6 algarismos.

2.3.4 ONDE ATUALIZAR O CADASTRO

Para atualizar o cadastro, o usuário deve, após estar logado ao Comut, acessar o item Cadastro – Usuário – Alterar

Deverão ser atualizados apenas os dados que sofreram alterações. Caso não haja alterações deve-se apenas confirmar os dados.

2.4 CADASTRO DE INFORMAÇÕES INSTITUCIONAIS

2.4.1 O QUE É

Cadastro que permite a inclusão, modificação e exclusão de dados referentes aos seguintes módulos do Site do Comut:

Esse cadastro deve ser atualizado sempre que algum dos módulos a que se refere sofrer alguma modificação. Sua atualização é feita exclusivamente pela Gerência do Comut.

2.5 CADASTRO DE TABELAS GERAIS

2.5.1 O QUE É

Cadastro que permite a inclusão, modificação ou exclusão de dados referentes às Tabelas Gerais utilizadas em diversos módulos do Site do Comut. O cadastro refere-se às seguintes Tabelas:

Esse cadastro deve ser atualizado sempre que alguma Tabela sofrer modificação. A atualização é feita exclusivamente pela Gerência do Comut.

2.6 CADASTRO DE BÔNUS COMUT

2.6.1 O QUE É

Permite o acesso ao Boleto Bancário e outros instrumentos para compra de Bônus Comut, bem como o seu crédito, pela Gerência do Comut, na Conta Virtual da Biblioteca Solicitante e do Usuário Solicitante.

2.6.2 – CÉDITO POR BOLETO BANCÁRIO

Permite à Gerência do Comut creditar, na Conta Virtual da Biblioteca Solicitante e do Usuário Solicitante, os Bônus Comut adquiridos através de Boleto Bancário.

2.6.3 – ORDEM DE CRÉDITO

Permite à Gerência do Comut creditar, na Conta Virtual da Biblioteca Solicitante, os Boletos adquiridos através de Ordem de Crédito.

2.6.4 – COMPRAR

Permite à Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante a emissão do Boleto Bancário para compra de Bônus Comut

2.7 CADASTRO DE DADOS DA GERÊNCIA DO COMUT

2.7.1 O QUE É

Cadastro que permite atualizar o módulo Gerência do Comut no Site do Programa. Esse cadastro deve ser atualizado sempre que houver alterações no quadro de pessoal da Gerência do Comut ou mudança de endereço, telefone, fax, E-mails etc.

A sua atualização é feita exclusivamente pela Gerência do Comut.

2.8 CADASTRO DE CONSULTAS

2.8.1 O QUE É

Permite o acesso a instrumentos administrativos e financeiros que auxiliam no desenvolvimento das operações do Comut.

2.8.2 MOVIMENTO FINANCEIRO – BIBLIOTECA BASE

Permite à Gerência do Comut obter informações sobre valores pagos às Bibliotecas Base pelo fornecimento de cópias.

2.8.3 MOVIMENTO FINANCEIRO – BIBLIOTECA SOLICITANTE

Permite à Gerência do Comut obter informações sobre vendas de Bônus Comut às Bibliotecas Solicitantes e Usuários Solicitantes.

2.8.4 CONTATOS POR PERÍODO

Permite à Gerência do Comut o acesso e resposta às mensagens recebidas dos usuários do Programa através do “Fale Conosco”

2.8.5 ETIQUETAS

Permite à Gerência do Programa e às bibliotecas participantes a emissão de etiquetas de endereçamento das bibliotecas e usuários participantes do Comut. As etiquetas podem ser extraídas segundo vários critérios definidos através de filtros. Os diversos campos do filtro podem ser combinados para determinar as etiquetas que se deseja.

2.8.6 EXTRATO PARA CONTROLE DE BÔNUS – BIBLIOTECA BASE

Semelhante a um extrato bancário, informa o movimento mensal dos Bônus Comut recebidos pelas Bibliotecas Base como pagamento pelas cópias de documentos fornecidas.

2.8.7 EXTRATO PARA CONTROLE DE BÔNUS – BIBLIOTECA SOLICITANTE

Semelhante a um extrato bancário, informa o movimento mensal dos Bônus Comut adquiridos e utilizados pelas Bibliotecas Solicitantes para solicitação de cópias de documentos.

2.8.8 RECIBO DE PAGAMENTO DE CÓPIAS

Recibo emitido pela Biblioteca Solicitante quando solicitado pelo usuário. Esse recibo só é expedido após o pedido ser efetivamente atendido. Pedidos ainda não atendidos ou cancelados não poderão ter recibo de pagamento.

Para emissão do recibo basta que a Biblioteca Solicitante digite no campo específico o número do pedido e clique em OK. O sistema emitirá então o recibo correspondente àquele pedido.

2.8.9 RELATÓRIO GERAL DE PAGAMENTO ÀS BIBLIOTECAS BASE

Permite à Gerência do Comut a obtenção das informações necessárias ao pagamento mensal às Bibliotecas Base pelo fornecimento de cópias.

2.8.10 AVALIAÇÃO DO ATENDIMENTO

Formulário que permite ao usuário avaliar o atendimento realizado pelas bibliotecas relativo a um determinado pedido de cópias. Após preenchido, é enviado automaticamente por E-mail para a Gerência do Comut

2.8.11 FORMULÁRIO PARA SOLICITAÇÃO DE MATERIAL

Permite às bibliotecas solicitarem, diretamente através da Internet, o material operacional necessário às atividades de solicitação/atendimento de cópias além de material publicitário sobre o Comut

2.9 CADASTRO DE CONTROLE DE ACESSO

2.9.1 O QUE É

Cadastro que permite identificar os profissionais que, na Gerência do Programa ou nas bibliotecas participantes, terão acesso e permissões para atuar nos diversos módulos do sistema automatizado do Comut.

3 INSTRUMENTOS CONTÁBEIS

3.1 BÔNUS COMUT

3.1.1 DEFINIÇÃO

O Bônus Comut é o instrumento utilizado para o pagamento pelas cópias solicitadas às Bibliotecas-Base, Fornecedores de Texto Completo e serviços através da Busca Monitorada.

3.1.2 OBJETIVO

Anteriormente ao Comut, uma das dificuldades enfrentadas pelas bibliotecas brasileiras relacionava-se com a questão de pagamento pelos serviços solicitados a outras bibliotecas. As diferentes formas de cobrança por um mesmo tipo de serviço prestado por bibliotecas distintas era um fator inibidor para a existência de trabalhos cooperativos. Uma biblioteca que solicitasse serviços a várias outras necessitava fazer vários pagamentos individuais e de formas distintas.

A criação de um sistema de Bônus pré-pagos facilitou os trabalhos cooperativos relacionados ao Comut, funcionando da seguinte maneira:

1. BIBLIOTECA SOLICITANTE e USUÁRIO SOLICITANTE- Adquire, junto à Gerência do Comut uma certa quantidade de Bônus Eletrônicos do Comut. Ao fazer essa aquisição a Biblioteca Solicitante e o Usuário Solicitante efetua um único pagamento em dinheiro (à Gerência do Comut) e passa a ter uma única forma (Bônus Comut) para pagar a todas as Bibliotecas-Base para quem faz solicitações de cópias.

2. Os Bônus adquiridos pela Biblioteca Solicitante e pelo Usuário Solicitante são creditados, pela Gerência do Comut, numa conta virtual da Biblioteca Solicitante e do Usuário Solicitante.

3. Após a solicitação da cópia a ser atendida pela Biblioteca-Base, os Bônus são transferidos automaticamente pelo sistema da conta virtual da Biblioteca Solicitante ou do Usuário Solicitante para a conta virtual da Biblioteca-Base.

4. Ao final de cada mês, a Gerência do Comut troca por dinheiro os Bônus eletrônicos existentes na conta virtual da Biblioteca-Base.

Essa modalidade de pagamento permite que as Bibliotecas Solicitantes e os Usuários Solicitantes façam apenas um pagamento em dinheiro para uma única fonte (Gerência do Comut) e que as Bibliotecas-Base recebam dinheiro de uma única fonte (Gerência do Comut) e apenas uma vez. Entre si as bibliotecas utilizam o Bônus Comut como única forma de pagamento/recebimento de serviços de cópias.

3.1.3 UTILIZAÇÃO

O Bônus Comut é utilizado pela Biblioteca Solicitante e pelo Usuário Solicitante.

3.1.4 FORMATO

O Bônus Comut não tem uma forma “física” definida, sendo apenas “virtual”. Existe apenas numérica e contabilmente dentro do sistema informatizado do Comut. Para cada bônus vendido há um “lastro” em dinheiro depositado na Conta Bancária do Comut.

3.1.5 VALORES DOS BÔNUS

Cada bônus equivale a cinco páginas originais de documento copiado

Ex.: Documento original com 1 a 5 páginas = 1 Bônus

6 a 10 páginas = 2 Bônus

11 a 15 páginas = 3 Bônus

etc.

Além do fator numérico indicativo do total de páginas, incidem na composição dos preços cobrados aos usuários outros fatores tais como: local para envio da cópia (Brasil ou exterior), forma de envio (correio simples, correio registrado, fax, meio eletrônico etc.), origem da cópia (fornecida por biblioteca no Brasil ou no exterior) etc.

Ex.: Documento com 13 páginas, enviado à biblioteca solicitante através de Fax

13 páginas = 3 Bônus Comut

Fax = fator 4 (4 Bônus para cada 5 páginas)

3 X 4 = 12 Bônus

Valor a ser cobrado para as 13 páginas enviadas por Fax = 12 bônus

Documento com 13 páginas, enviado à biblioteca solicitante através de Correio

Normal

13 páginas = 3 Bônus Comut

Correio Normal = fator 1 (1 Bônus para cada 5 páginas)

3 X 1 = 3 Bônus

Valor a ser cobrado para as 13 páginas enviadas por Correio Normal = 3 bônus

O valor em dinheiro do Bônus é padronizado em todo o território nacional através de Tabela de Preços afixada em todas as bibliotecas solicitantes que fazem parte do Comut. Periodicamente, havendo necessidade e com base em detalhado estudo de custos, o preço do Bônus pode ser alterado.

O valor do Bônus contempla apenas os custos de produção e envio das cópias e são compostos de custos da Gerência do Comut, da Biblioteca-Base e da Biblioteca Solicitante.

3.1.6 AQUISIÇÃO DOS BÔNUS

Para adquirir Bônus Comut a Biblioteca Solicitante e o Usuário Solicitante necessitam estar previamente cadastrados no Comut.

3.1.6.1 PROPOSTA DE FORNECIMENTO

Definição – Instrumento utilizado pela contabilidade da Biblioteca Solicitante e Usuário Solicitante para indicar os custos de aquisição de Bônus Comut.

Objetivo – Servir de instrumento legal inicial para indicar, à Biblioteca Solicitantes e Usuário Solicitante, os custos de aquisição de Bônus Comut e justificar a emissão de Nota de Empenho, Boleto Bancário e Ordem Bancária.

Utilização – A Proposta de Fornecimento é utilizada pela Biblioteca Solicitante e pelo Usuário Solicitante.

Formato - (Ver modelo)

Acesso – A Proposta de Fornecimento pode ser obtida eletronicamente através do Item Cadastro – Bônus – Proposta de Fornecimento

3.1.6.2 QUANTIDADES PARA AQUISIÇÃO

Os bônus devem ser adquiridos nas seguintes quantidades:

Bibliotecas Solicitantes
- mínimo de 50 (cinqüenta) bônus por ocasião do cadastramento
- mínimo de 20 (vinte) bônus nas aquisições subseqüentes

Usuários Solicitantes
- mínimo de 10 (dez) bônus em cada aquisição

1 (um) Bônus Eletrônico custa R$ 1,82
Ex: 50 bônus = R$ 91,00
Ex: 20 bônus = R$ 36,40
10 bônus = R$ 18,20

As quantias enviadas ao Comut deverão corresponder a Bônus "inteiros", pois não são vendidas frações de bônus.

Ex: R$ 54,60 = 30 bônus
R$ 81,90 = 45 bônus

NÃO SERÃO ACEITOS valores tais como:
Ex: R$ 95,00 = 52,19 bônus
Ex: R$ 70,00 = 38,40 bônus

OB. As bibliotecas que enviarem valores fora dos padrões especificados, não poderão ser atendidas e terão os valores devolvidos pela Gerência do Comut.
Também não serão aceitos cheques.

3.1.6.3 FORMAS DE AQUISIÇÃO

O Bônus Comut pode ser adquirido nas seguintes formas, indicadas no Menu Bônus:Aquisição

1 – Através de Boleto Bancário (Biblioteca Solicitante e Usuário Solicitante)

2 – Através de ordem de crédito (Biblioteca Solicitante)

3 – Através de cartão de crédito (Biblioteca Solicitante e Usuário Solicitante)

3.1.6.3.1 Boleto Bancário

Definição

Instrumento contábil/financeiro que permite o pagamento das aquisições de Bônus Comut.

Objetivo

Facilitar o pagamento das aquisições de Bônus Comut que podem ser feitas, via Internet, no próprio ambiente de trabalho do Usuário Solicitante ou na própria Biblioteca Solicitante, sem necessidade de deslocamento a uma Agência Bancária.

Utilização

Biblioteca Solicitante – Para aquisição de Bônus Comut junto à Gerência do Comut.

Usuário Solicitante – Para aquisição de Bônus Comut junto à Gerência do Comut

Formato

Modelo padronizado pelo Banco do Brasil, contendo informações específicas do Comut e da Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante.

Forma de uso

A Biblioteca Solicitante e o Usuário Solicitante devem preencher os campos necessários do Boleto Bancário imprimindo-o em seguida. Após a impressão, deverão providenciar o pagamento do Boleto em uma agência de qualquer banco ou através da Internet. Não há necessidade de enviar cópia do Boleto pago à Gerência do Comut. Os Bônus são creditados automaticamente na Conta Virtual da Biblioteca Solicitante e do Usuário Solicitante em até 24 horas após o pagamento do Boleto.

O Boleto Bancário funciona como recibo de pagamento para a Biblioteca Solicitante e para o Usuário Solicitante.

Aquisição

O Boleto Bancário está disponível on-line às Bibliotecas Solicitantes e aos Usuários Solicitantes cadastrados no Comut. Para acessa-lo é necessário o uso de LOGIN e SENHA. Acessar CADASTRO – BÔNUS - COMPRAR

3.1.6.3.2 Ordem de crédito

Definição

Instrumento contábil/financeiro que permite o pagamento das aquisições de Bônus Comut.

Objetivo

Permitir que Bibliotecas Solicitantes ligadas a instituições públicas ou privadas, que necessitam emitir Nota de Empenho para realizar compras, possam efetuar o pagamento das Notas de Empenho quando, por motivos administrativos, não puderem utilizar o Boleto Bancário.

No caso de aquisição de Bônus Comut as Notas de Empenho emitidas pelas Bibliotecas Solicitantes deverão ser feitas em nome de: Funcate-Fundação de Ciência, Aplicações e Tecnologia Espaciais. CNPJ 51.619.104/0001-10

OB. A Funcate é o órgão contratado, através de convênio, pelo Comut para gerenciar a parte contábil/financeira do Programa.

Utilização

Biblioteca Solicitante – Para aquisição de Bônus Comut junto à Gerência do Comut.

Forma de uso

A Biblioteca Solicitante deve fazer o depósito bancário/ordem bancária na conta abaixo:

Banco do Brasil

Funcate/Comut

Agência 3358-8

CC 5003-2

Após o depósito a Biblioteca Solicitante deverá enviar cópia do depósito bancário/ordem bancária, através de Fax, à Gerência do Comut. Ao enviar o Fax deverá indicar a sigla e o código da biblioteca para facilitar a identificação.

3.1.6.3.3 Cartão de Crédito (a ser implementado em fevereiro de 2004)

Definição

Instrumento contábil/financeiro que permite o pagamento das aquisições de Bônus Comut.

Objetivo

Facilitar o pagamento das aquisições de Bônus Comut que podem ser feitas, via Internet, no próprio ambiente do Usuário Solicitante ou na própria Biblioteca Solicitante, sem necessidade de deslocamento a uma Agência Bancária.

Utilização

Biblioteca Solicitante – Para aquisição de Bônus Comut junto à Gerência do Comut.

Usuário Solicitante – Para aquisição de Bônus Comut junto à Gerência do Comut

Formato

Cartão de Crédito das diversas Bandeiras utilizadas pelo sistema bancário e aceitas pelo Comut.

Forma de uso

(a definir)

Aquisição

O acesso ao sistema de aquisição por Cartão de Crédito está disponível on-line às Bibliotecas Solicitantes e Usuários Solicitantes cadastrados no Comut. Para seu uso é necessário possuir LOGIN e SENHA.

3.1.6.4 NOTA FISCAL FUNCATE

Definição

Documento que indica o recebimento, pela Gerência do Comut, de valores em dinheiro referentes à venda de Bônus Comut.

Objetivo

Permitir que as Bibliotecas Solicitantes que adquirem Bônus Comut através da emissão de Nota de Empenho disponham de documentação contábil/financeira para quitar a Nota de Empenho junto à Gerência do Comut.

Utilização

Funcate – Emitir documento fiscal para Biblioteca Solicitante

Biblioteca Solicitante – Servir de comprovante de quitação de Nota de Empenho

Formato

Forma de uso

Ao receber a Nota de Empenho da Biblioteca Solicitante, a Funcate emite a Nota Fiscal encaminhando-a à Biblioteca Solicitante. A Biblioteca Solicitante quita a Nota de Empenho enviando cópia do comprovante de depósito bancário/ordem bancária, através de Fax, à Gerência do Comut. Ao enviar o Fax deverá indicar a sigla e o código da biblioteca para facilitar a identificação.

3.1.6.5 RECIBO DE AQUISIÇÃO DE BÔNUS COMUT

Definição

Documento fiscal que indica o recebimento, pela Gerência do Comut, de valores em dinheiro referentes à venda de Bônus Comut, quando a aquisição não se processa através de Nota de Empenho.

Objetivo

Permitir que a Biblioteca Solicitante disponha de um recibo indicando que realizou ordem de crédito na conta do Comut relativo à aquisição de Bônus Comut.

Utilização

Gerência do Comut – Emitir recibo para Biblioteca Solicitante

Biblioteca Solicitante – Servir de comprovante de pagamento efetuado para aquisição de Bônus Comut através de depósito bancário/ordem de pagamento. O recibo é acessível através do item CADASTRO – BÔNUS – ORDEM DE CRÉDITO

Formato

Forma de uso

A Gerência do Comut envia o Recibo de Aquisição de Bônus sempre que a Biblioteca Solicitante adquire Bônus Comut através de depósito bancário/ordem de pagamento.

Para que lhe seja enviado o recibo, a Biblioteca Solicitante necessita enviar uma cópia do depósito bancário/ordem bancária, através de Fax, para a Gerência do Comut. Ao enviar o Fax deverá indicar a sigla e o código da biblioteca para facilitar a identificação.

3.1.6.6 CONTA VIRTUAL DE BÔNUS – BIBLIOTECA SOLICITANTE E USUÁRIO SOLICITANTE

Definição

Conta virtual na qual são creditados e debitados Bônus Comut utilizados pela Biblioteca Solicitante e Usuário Solicitante para solicitação de cópias de documentos através do Comut.

Objetivo

Servir de suporte físico para o crédito de Bônus Comut adquiridos pela Biblioteca Solicitante e pelo Usuário Solicitante junto à Gerência do Comut.

Servir de suporte para o débito de Bônus Comut utilizados para solicitação de cópias junto às Bibliotecas-Base.

Formato

Semelhante a uma conta bancária, na qual são realizadas operações de crédito e débito de Bônus Comut.

Forma de uso

O sistema credita Bônus Comut automaticamente na Conta Virtual da Biblioteca Solicitante e do Usuário Solicitante sempre que houver aquisição junto à Gerência do Comut.

O sistema debita Bônus Comut automaticamente da Conta Virtual da Biblioteca Solicitante e do Usuário Solicitante sempre que houver solicitação de cópias de documentos a uma Biblioteca-Base. Esta operação ocorre em duas etapas:

1 – Ao ser feita a solicitação de cópias, a Conta Virtual da Biblioteca Solicitante e do Usuário Solicitante compromete a quantidade de Bônus Comut necessária ao pagamento das cópias à Biblioteca-Base fornecedora.

2 – Ao ser concretizado o atendimento pela Biblioteca-Base, o sistema efetua a transferência definitiva dos Bônus Comut da Conta Virtual da Biblioteca Solicitante e do Usuário Solicitante para a Conta Virtual da Biblioteca-Base.

Aquisição

A Conta Virtual é aberta automaticamente quando a Biblioteca Solicitante e o Usuário Solicitante adquirem Bônus Comut junto à Gerência do Comut.

3.1.6.7 CONTA VIRTUAL DE BÔNUS – BIBLIOTECA-BASE

Definição

Conta virtual na qual são creditados e debitados Bônus Comut recebidos pela Biblioteca-Base como pagamento pelo fornecimento de cópias de documentos através do Comut.

Objetivo

Servir de suporte físico para o crédito de Bônus Comut recebidos da Biblioteca Solicitante e do Usuário Solicitante como pagamento pelo fornecimento de cópias de documentos.

Formato

Semelhante a uma conta bancária, na qual são realizadas operações de crédito e débito de Bônus Comut.

Forma de uso

O sistema credita Bônus Comut automaticamente na Conta Virtual da Biblioteca Base sempre que esta indica, através do sistema automatizado do Comut, que concluiu o atendimento à solicitação de cópia feita pela Biblioteca Solicitante ou pelo Usuário Solicitante. O Bônus Comut creditado na Conta Virtual da Biblioteca-Base é debitado instantaneamente da Conta Virtual da Biblioteca Solicitante ou do Usuário Solicitante que fez a solicitação da cópia.

Ao final de cada mês a Gerência do Comut debita automaticamente todos os Bônus Comut disponíveis na Conta Virtual da Biblioteca-Base transformando-os em valor expresso em Reais. O valor em Reais é pago à Biblioteca-Base.

Aquisição

A Conta Virtual é aberta automaticamente quando a biblioteca é credenciada pela Gerência do Comut como Biblioteca-Base.

3.1.6.8 EXTRATO VIRTUAL DE BÔNUS COMUT – BIBLIOTECA SOLICITANTE E USUÁRIO SOLICITANTE

Igual ao cadastro – extrato virtual

3.1.6.9 EXTRATO VIRTUAL DE BÔNUS COMUT – BIBLIOTECA-BASE

Igual cadastro – extrato virtual biblioteca base

3.1.6.10 TABELA DE PREÇOS

Definição

Documento impresso que indica os serviços e respectivos preços oferecidos através do Comut.

Objetivo

Servir como instrumento de divulgação do Comut e como controle, pelo usuário, dos preços cobrados pelos serviços. Indica ao usuário os telefones e o endereço para envio de sugestões e reclamações sobre os serviços oferecidos.

Utilização

Bibliotecas Solicitantes do Comut

Usuários Solicitantes do Comut

Formato

Impresso em papel cartão conforme modelo abaixo

Forma de uso

A Tabela de Preços deve ser afixada em local visível e próximo ao Setor de Comutação Bibliográfica da biblioteca.

Aquisição

Envio gratuito a todas as Bibliotecas Solicitantes do Comut. Quando necessitar, a Biblioteca Solicitante pode solicitar Tabelas de Preços através do Formulário de Solicitação de Material Operacional, acessível através da página do Comut na Internet.

3.2 RECIBO DE PAGAMENTO DE CÓPIAS

Informações no item cadastramento – consultas – recibo para pagamento de cópias

3.3 RECIBO PARA RESGATE DE CÓPIAS

Permite que a Biblioteca Solicitante disponha de um recibo indicando que determinada cópia de documento foi recebida, numa data específica, pelo Usuário Institucional.

Impresso no final da Folha de encaminhamento de Cópias, com espaço em branco para a data do recebimento das cópias e a assinatura do Usuário Institucional.

3.4 COMPOSIÇÃO DOS CUSTOS DAS CÓPIAS

Os preços cobrados aos usuários do Comut incluem apenas alguns itens de custos do Programa. Os maiores custos são cobertos pelo Orçamento do Programa e fica a cargo dos órgãos mantenedores.

Custos cobrados aos usuários

- Produção das cópias (papel, toner, revelador)

- Envio das cópias (escaneamento, correio, transmissão eletrônica, envelopes, telefone no caso de fax)

- Administração de vendas de Bônus Comut (Administração bancária, administração de cartões de crédito)

- Taxa de busca monitorada (para busca de documentos fora da rede do Comut)

Custos não cobrados aos usuários e cobertos pelo Orçamento anual dos Órgãos mantenedores, da Gerência do Comut e das bibliotecas participantes.

- Coleções de periódicos das bibliotecas participantes

- Pessoal da Gerência do Comut e das Bibliotecas Base

- Infra-estrutura da Gerência do Comut e das Bibliotecas Base

- Despesas da Gerência do Comut com viagens a trabalho e de treinamento às bibliotecas e usuários

- Manutenção e desenvolvimentos do Sistema informatizado do Comut

- Publicidade do Programa

4 INSTRUMENTOS DE RELACIONAMENTO ENTRE OS PARTICIPANTES

4.1 AVISOS ÀS BIBLIOTECAS E USUÁRIOS

Permite o envio de avisos da Gerência do Programa às bibliotecas e usuários.

Os avisos podem ser enviados segundo vários critérios definidos através de filtros. Os diversos campos do filtro podem ser combinados para determinar quem irá receber os avisos.

4.2 NOTÍCIAS

4.2.1 O QUE É

Permite o acesso a Notícias relacionadas a tópicos similares ao Comut e à área de biblioteconomia, Ciência da Informação, Ciência e Tecnologia, Educação, Tecnologias de Informação.

As notícias são inseridas exclusivamente pela Gerência do Comut embora possam ser fornecidas por bibliotecas e usuários do Programa.

4.2.2 ACESSO

Permitido a qualquer usuário, sem uso de senha ou Login

4.2.3 ATUALIZAÇÃO, INCLUSÃO E EXCLUSÃO DE NOTÍCIAS.

A atualização, inclusão ou exclusão de notícias é feita através do Menu Cadastro:Informações Institucionais:Notícias

4.3 EVENTOS

4.3.1 O QUE É

Permite a inserção e o acesso a dados sobre eventos relacionados a tópicos similares ao Comut e à área de biblioteconomia, Ciência da Informação, Ciência e Tecnologia, Educação, Tecnologias de Informação. Além de informações gerais sobre cada evento há Links remetendo às suas respectivas páginas na Internet.

As informações sobre os eventos estão disponíveis até a data de sua realização.

Os dados sobre eventos são inseridos exclusivamente pela Gerência do Comut embora possam ser fornecidos por bibliotecas e usuários do Programa.

4.3.2 ACESSO

Permitido a qualquer usuário, sem uso de senha ou Login

4.3.3 ATUALIZAÇÃO, INCLUSÃO E EXCLUSÃO DE DADOS SOBRE EVENTOS.

A atualização, inclusão ou exclusão de dados sobre eventos é feita através do Menu Cadastro:Informações Institucionais:Eventos.

4.4 ARTIGOS

4.4.1 O QUE É

São artigos relacionados a tópicos similares ao Comut e à área de biblioteconomia, Ciência da Informação, Ciência e Tecnologia, Educação, Tecnologias de Informação, inéditos ou já publicados em quaisquer outras fontes..

Os artigos são inseridos exclusivamente pela Gerência do Comut embora possam ser fornecidos por bibliotecas e usuários do Programa.

4.4.2 ACESSO

Permitido a qualquer usuário, sem uso de senha ou Login

4.4.3 ATUALIZAÇÃO, INCLUSÃO E EXCLUSÃO DE ARTIGOS.

A atualização, inclusão ou exclusão de artigos é feita através do Menu Cadastro:Informações Institucionais:Artigos

4.5 FALE CONOSCO

Permite ao usuário ou biblioteca enviar mensagens, à Gerência do Programa, relacionadas a questões técnicas, administrativas, financeiras ou operacionais.

As mensagens serão recebidas pela Gerência do Comut e imediatamente respondidas aos interessados.

4.6 PESQUISA BIBLIOTECA BASE

4.6.1 O QUE É

Permite acessar a relação de Bibliotecas Base, bem como seus principais dados cadastrais. As bibliotecas poderão ter seus Sites acessados através de Links fornecidos nos dados cadastrais.

As Bibliotecas Base podem ser acessadas por todo o conjunto da Lista ou pelo seu nome específico.

4.6.2 ACESSO

Permitido a qualquer usuário sem uso de Login ou Senha.

4.7 PESQUISA BIBLIOTECA SOLICITANTE

4.7.1 O QUE É

Permite acessar a relação de Bibliotecas Solicitantes, bem como seus principais dados cadastrais. As bibliotecas poderão ter seus Sites acessados através de Links fornecidos nos dados cadastrais.

As Bibliotecas Solicitantes podem ser acessadas por todo o conjunto da Lista ou pelo seu nome específico.

4.7.2 ACESSO

Permitido a qualquer usuário sem uso de Login ou Senha.

4.8 PESQUISA USUÁRIO

4.8.1 O QUE É

Permite acessar a relação de Usuários, bem como seus principais dados cadastrais..

Os usuários podem ser acessados por todo o conjunto da Lista ou pelo seu nome específico.

4.8.2 ACESSO

Permitido somente à Gerência do Comut.

5 REGRAS FUNDAMENTAIS DE FUNCIONAMENTO

5.1 PRAZO DE ATENDIMENTO

É imprescindível que as Bibliotecas Base cumpram o prazo de atendimento acordado com a Gerência do Comut. A quantidade de atendimentos diários prevista para cada Biblioteca Base deve ser cumprida à risca para que o Comut possa realmente atender às necessidades dos usuários.

A Gerência do Comut faz um monitoramento rigoroso na questão do prazo de atendimento.

5.2 QUALIDADE DAS CÓPIAS

O Comut cobra aos usuários por página original de documento e não por páginas fotocopiadas. Assim sendo, caso haja um documento cuja página original seja de um tamanho que não caiba numa única fotocópia (caso de um jornal, por exemplo) a Biblioteca Base deverá fotocopiá-lo em duas ou mais páginas cobrando apenas um original.

Da mesma forma, caso haja um documento cujas páginas originais sejam pequenas, pode-se copiar mais de uma página em uma única fotocópia.

Em ambos os casos, todavia, a Biblioteca Base deve preservar a qualidade da cópia dividindo adequadamente o documento em mais de uma fotocópia ou não reduzindo em demasia o tamanho da impressão.

Deve ser observada também a questão da nitidez das cópias que não devem ser borradas, escuras ou apagadas e claras devido ao excesso ou à falta de toner e revelador nas fotocopiadoras e/ou impressoras.

5.3 USO DO CCN E OUTROS CATÁLOGOS

O uso do CCN e de outros catálogos autorizados permite a escolha adequada das Bibliotecas Base que possuem os documentos solicitados agilizando o preenchimento dos formulários de solicitação de cópias e diminuindo a margem de erros e de repasses de pedidos de uma biblioteca para outra.

O uso dos catálogos permite ainda a identificação correta dos títulos dos documentos facilitando a coleta de indicadores estatísticos que podem auxiliar, inclusive, na definição de políticas de aquisição de material bibliográfico pelas bibliotecas participantes do Programa.

5.4 FORMAS DE ENVIO DAS CÓPIAS

O usuário pode optar por várias formas de recebimento das cópias solicitadas às Bibliotecas Base: correio simples, correio registrado, fax, meio eletrônico.

Esse dado é obrigatório quando do preenchimento dos formulários de solicitação de cópias e deve ser definido antes da escolha das Bibliotecas Base. Essa definição antecipada permite visualizar apenas as Bibliotecas Base aptas para enviar as cópias dos documentos na forma desejada pelo usuário.

6 INSTRUMENTOS OPERACIONAIS

6.1 ENVELOPE PARA REMESSA DE CÓPIAS

6.1.1 DEFINIÇÃO

Instrumento utilizado para embalar e remeter cópias de documentos através dos Correios.

6.1.2 OBJETIVO

Padronizar o mecanismo de embalagem/remessa das cópias atendidas pelas Bibliotecas Base.

6.1.3 UTILIZAÇÃO

Bibliotecas Base, quando do envio pelos Correios de cópias atendidas.

6.1.4 FORMATO

Envelope plástico leitoso, medindo cerca de 30cm X 26cm, com logomarca do Comut, contendo duas janelas transparentes para visualização do remetente e do destinatário. Possui fecho alto-colante.

6.1.5 FORMA DE USO

A Biblioteca Base deve acondicionar as cópias no envelope para remessa via Correios tendo o cuidado de fazer coincidir as informações de remetente e destinatário, impressas na Folha de Encaminhamento de Cópias, nas respectivas janelas transparentes do envelope.

6.1.6 AQUISIÇÃO

Envio gratuito às Bibliotecas Base.

Quando necessitar, a Biblioteca Base pode solicitar envelopes através do Formulário de Solicitação de Material, acessível através do item Cadastro – Consultas – Solicitação de Material.

6.2 CATÁLOGO COLETIVO NACIONAL DE PUBLICAÇÕES PERIÓDICAS – CCN

6.2.1 DEFINIÇÃO

O Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Periódicas – CCN, coordenado pelo Ibict, é uma rede cooperativa de unidades de informação de instituições localizadas no Brasil. Indica a localização de publicações periódicas científicas e técnicas e reúne informações de centenas de catálogos produzidos pelas principais bibliotecas do País em um único catálogo nacional de acesso público.

6.2.2 OBJETIVO

Otimizar os recursos disponíveis nas bibliotecas e serviços de documentação que participam de sua rede e melhorar os serviços para o usuário final proporcionando os meios indispensáveis para:

- a difusão, identificação e localização das publicações seriadas em C&T, nacionais e estrangeiras, existentes no País.

- o estabelecimento de políticas coordenadas de aquisições

- o intercâmbio entre bibliotecas, por meio do Programa de Comutação Bibliográfica – Comut

- a padronização de entradas de títulos

6.2.3 UTILIZAÇÃO

Biblioteca Solicitante e Usuário Solicitante – Localização das Bibliotecas Base que possuem os periódicos a serem copiados.

Biblioteca Base – Apoio para o atendimento de solicitações de cópias de artigos de periódicos.

Gerência do Comut – Apoio e avaliação do Programa.

6.2.4 FORMATO

Disponível através da Internet no Site www.ibict.br , acessar o Menu CCN.

6.2.5 FORMA DE USO

O CCN deve ser acessado conforme as instruções abaixo:

Para consultar o CCN (Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas) acesse o site do IBICT.

Aberto o site leve o mouse para o lado direito da tela e clique em CCN Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas.

Nesta tela, ainda do lado direito, clique em Acesso as Bases.

Teremos então, Consulta ao CCN : preencha o campo título, com o respectivo título do periódico que você deseja, como por exemplo:

Título: Ciência da Informação

E então clique em Executar Busca.

A consulta recuperou 11 registros.

Para conhecimento dos registros recuperados clique em Visualizar Consulta e aparecerá a relação de títulos de periódicos. Como abaixo mostrado

Bibliografia Brasileira De Ciencia Da Informação

2-Busca Retrospectiva Em Ciencia Da Informação

3-Ciencia Da Informação

4-Estudos Avancados Em Biblioteconomia E Ciencia Da Informação

5-Informare : Cadernos Do Programa De Pos-Graduacao Em Ciencia Da Informacao

6-Pesquisas Em Biblioteconomia E Ciencia Da Informação

7-Perspectivas Em Ciencia Da Informação

8-Relatorios De Pesquisas Em Ciencia Da Informação

9-Resumos De Informacao / Centro De Informacao Em Ciencia Da Informacao, Instituto Brasileiro De

10-Sumarios Correntes Em Ciencia Da Informação

11-Sumarios De Monografias Em Ciencia Da Informação

Marque no título desejado (que no nosso exemplo é o periódico Ciência da Informação) e em Visualizar Registros e terá os dados sobre o periódico, como no exemplo abaixo:


CCN	022173-2	ISSN: 0100-1965
Título	Ciencia Da Informacao
Área de Numeração	Vol. 1, No. 1 (1972)-
Imprenta	Brasilia, DF : Ibict
Assunto	CIENCIAS DA INFORMACAO
Frequência	Semestral
Título Abreviado	Cienc. Inf.
Coleção	INPA/CDI *(AM)* 1972 1(2); 1973-74 2-3; 1976-80 5-9; 1981 10(1); 1982 11; 1985-87 14-16;1990 19(2); 1993 22(3); 1994 23(2) CEPLAC/SID (BA)* 1972-89 1-18; 1991 20 # 1992 21; 1993 22; 1994-95 23-24 UFBA/BC (BA) 1972 1(1-2); 1973 2(1-2); 1974 3(1-2); 1975 4(1-2); 1976 5(1-2); 1977 6(1-2); 1978 7(1-2); 1979 8(1); 1981 10(1-2); 1982 11(1-2); 1983 12(1-2); 1984 13(1-2); 1985 14(1-2); 1986 15(1-2); 1987 16(1); 1988 17(2); 1990 19(1-2); 1993 22(2); 1994 23(1-2); 1995 23(3), 24(3); 1996 25(2); 1998 27(2) NUTEC/DISIN (CE) 1977/92 1977 6; 1979 8(1); 1981 10; 1982 11; 1983 12; 1984 13; 1985 14(2);1986 15; 1987 16(1); 1991 20; 1992 21 1993 22; 1994 23(2-3); 1995 24; 1996 25(1-2) UFCE/BSCT *(CE)* 1975/87 4-7; 8(2); 9; 13; 14(2); 15(1); 16(1) CENAGRI (DF)* 1972 1(1); 1973 2(1); 1974 3(1); 1975-92 4-21; 1993 22(1,3); 1994 23(2-3);1995-98 24-27 EMBRAPA/AI-Sede (DF)* 1972 1(1); 1973 2(2); 1974-00 3-29; 2001 30(1) IBICT/BT (DF)* 1972-73 1-2; 1974-75 3-4; 1976 5(1-2); 1977 6(1-2); 1978 7(1-2); 1979 8(1-2); 1980 9(1-2); 1981 10(1-2); 1982 11(1-2); 1983 12(1-2); 1984 13(1-2); 1985 14(1-2); 1986 15(1-2); 1987 16(1-2); 1988 17(1-2); 1989 18(1-2); 1990 19(1-2); 1991 20(1-2); 1992 21(1-3); 1993 22(1-3); 1994 23(1-3); 1995 24(1-3); 1996 25(1-3); 1997 26(1-3); 1998 27(1-3); 1999 28(1-3); 2000 29(1-3); 2001 30(1-3); 2002 31(1-2)

Nota-se que na parte coleção estão registradas várias bibliotecas e suas respectivas coleções.

Vamos entender o que significa cada dado apresentado:

*EMBRAPA/AI-Sede (DF) 1972 1(1); 1973 2(2); 1974-00 3-29; 2001 30(1)

- *EMBRAPA/AI-Sede (DF) - nome da biblioteca que possui o periódico desejado acompanhado da Unidade da Federação, onde ela está localizada;

- 1972 1(1) – do ano 1972, volume 1 com o fascículo 1. O que significa dizer que a Biblioteca da Embrapa, localizada em Brasília, possui do periódico “Ciência da Informação” do ano 1972 o volume 1 com o fascículo 1. E são apresentados da seguinte forma:

1972 – conjunto de quatro algarismos arábicos que sempre determina o ano em que o periódico foi publicado e na maioria das vezes vem separado dos outros anos por ponto e vírgula (; - usado como elemento de separação entre anos), como por exemplo 1972 1(1); 1973 2(2); 2001 30(1) – a biblioteca possui os fascículos referente aos anos de 1972, 1973 e 2001.

1 – volume – precede o ano e indica o volume, que é uma das divisões dentro do

ano e é seguido em alguns casos pelo número do fascículo que vem sempre dentro

de parêntesis. Seguindo o exemplo - 1972 1(1); 1973 2(2); 2001 30(1) - significa

que a biblioteca possui o volume 1 do ano de 1972, o volume 2 do ano de 1973 e o

volume 30 do ano de 2001.

(1) – número do fascículo – vem sempre dentro de parêntesis (sempre usado como elemento de identificação de fascículos) e indica a divisão dentro do volume daquele respectivo ano, é sempre antecedido pelo volume. Conforme o exemplo 1972 1(1); 1973 2(2); 2001 30(1) temos a indicação que a biblioteca possui o fascículo 1 do volume 1 do ano de 1972; o fascículo 2 do volume 2 do ano de 1973 e o fascículo 1 do volume 30 do ano de 2001.

1973 2(2) – de 1973, o volume 2 com o fascículo 2.

1974-00 3-29 – de 1974 até 2000, os volumes 3 a 29. O hífen indica faixa contínua de numeração, ou seja, temos a indicação de que a biblioteca possui os periódicos referentes aos anos de 1974 a 2000 sem interrupção e os volumes consecutivos de 3 a 29. O ano inicial do período deve ser informado através de seus quatro dígitos e o ano final através de seus dois últimos dígitos.

2001 30(1) – de 2001, o volume 30 com o fascículo 1.

O asterisco em vermelho (*) indica que esta biblioteca pertence à Rede COMUT, portanto são as bibliotecas que você pode selecionar para fazer seu pedido de cópias. Basta que você escolha 7 (sete) bibliotecas e preencha o formulário de solicitação.

OB. No próximo ano com a modernização do CCN não haverá mais a necessidade desta pesquisa pois a indicação das bibliotecas que possuem o artigo desejado será feita de maneira eletrônica.

6.2.6 AQUISIÇÃO

Acesso livre a qualquer interessado através do Site o Ibict www.ibict .br

6.3 BIBLIOTECA DIGITAL DE TESES E DISSERTAÇÕES – BDTD

6.3.1 DEFINIÇÃO

Serviço que reúne, em um único Site, teses em texto completo disponíveis eletronicamente através da Internet e referências bibliográficas de teses em papel, indicando a sua localização das Bibliotecas Base do Comut.

6.3.2 OBJETIVO

Integrar os sistemas de informação de teses e dissertações existentes nas instituições de ensino superior (IES) brasileiras, como também estimular o registro e a publicação de teses e dissertações em meio eletrônico.

6.3.3 UTILIZAÇÃO

No âmbito do Comut, por Bibliotecas Solicitantes e Usuários Solicitantes para identificar onde se localizam as teses a serem solicitadas.

6.3.4 FORMATO

Disponível através da Internet no Site www.ibict.br , acessar o Menu BDTD

6.3.5 FORMA DE USO

1 - Acessar o Site do Ibict. 2 - Acessar o Menu BDTD. 3 – Acessar o item Bases de Dados. 4 – Localizar a tese desejada. 5 – Solicitar cópia através do Comut.

6.3.6 AQUISIÇÃO

Acesso livre a qualquer interessado

6.4 TABELA DE PREÇOS

VER BÔNUS – TABELA DE PREÇOS

6.5 MATERIAL PUBLICITÁRIO

6.5.1 ETIQUETA AUTO-ADESIVA DE IDENTIFICAÇÃO

6.5.1.1 DEFINIÇÃO

Etiqueta com a logomarca e as cores do Comut com os seguintes dizeres” Este documento foi obtido através do Programa de Comutação Bibliográfica – Comut”

6.5.1.2 OBJETIVO

Indicar que a cópia de determinado documento foi fornecida através do Programa de Comutação Bibliográfica – Comut. Ao mesmo tempo em que indica para o usuário o serviço que o atendeu faz uma publicidade do Programa.

6.5.1.3 UTILIZAÇÃO

A etiqueta auto-adesiva de identificação é de uso da Biblioteca-Base

6.5.1.4 FORMATO

Etiqueta auto-adesiva com as cores do Comut medindo 2,5cm x 8,0cm

6.5.1.5 FORMA DE USO

A Biblioteca Base deve afixar uma etiqueta auto-adesiva na primeira página de cada conjunto de cópias enviadas ao usuário

6.5.1.6 AQUISIÇÃO

Envio gratuito às Bibliotecas Base.

Quando necessitar, a Biblioteca Base pode solicitar etiquetas auto-adesivas através do Formulário de Solicitação de Material, acessível através do item Cadastro – Consultas – Solicitação de Material.

6.5.2 CARTAZ PUBLICITÁRIO

6.5.2.1 DEFINIÇÃO

Cartaz com a logomarca e as cores do Comut contendo imagem e frase de efeito sobre o Programa.

6.5.2.2 OBJETIVO

Divulgar o Programa de Comutação Bibliográfica – Comut junto à comunidade de ensino/pesquisa do Brasil e exterior

6.5.2.3 UTILIZAÇÃO

- Gerência do Comut – para envio a instituições ainda não participantes do Programa

- Bibliotecas participantes – para distribuição nos diversos setores da biblioteca e da instituição à qual pertence.

6.5.2.4 FORMATO

Formato padrão de cartaz, com medidas de 40cm x 60cm aproximadamente.

6.5.2.5 FORMA DE USO

- Gerência do Comut – A Gerência do Comut deve enviar o cartaz diretamente às instituições ainda não participantes do Programa solicitando que o mesmo seja afixado em locais visíveis pelo público.

- Bibliotecas participantes – As bibliotecas devem afixar o cartaz em locais visíveis da própria biblioteca e em outros setores da instituição à qual pertencem.

6.5.2.6 AQUISIÇÃO

Envio gratuito a instituições ainda não participantes e às bibliotecas participantes.

Quando necessitar, a biblioteca pode solicitar cartazes através do Formulário de Solicitação de Material, acessível através do item Cadastro – Consultas – Solicitação de Material.

6.5.3 FOLHETOS

6.5.3.1 DEFINIÇÃO

Folheto com logomarca e as cores do Comut contendo informações gerais sobre o Programa.

6.5.3.2 OBJETIVO

Divulgar o Programa de Comutação Bibliográfica – Comut junto à comunidade de ensino/pesquisa do Brasil e exterior

6.5.3.3 UTILIZAÇÃO

- Gerência do Comut – para envio a usuários ainda não participantes do Programa

- Bibliotecas participantes – para distribuição aos usuários dos diversos setores da instituição à qual pertence a biblioteca.

6.5.3.4 FORMATO

Formato variado, conforme a versão e o formato de publicidade adotada.

6.5.3.5 FORMA DE USO

- Gerência do Comut – A Gerência do Comut deve enviar o folheto publicitário diretamente aos usuários, utilizando para isso listas de endereços diversas.

- Bibliotecas participantes – As bibliotecas devem deixar os folhetos publicitários disponíveis em locais visíveis para serem retirados pelos seus usuários.

6.5.3.6 AQUISIÇÃO

Envio gratuito a instituições ainda não participantes e às bibliotecas participantes.

Quando necessitar, a biblioteca pode solicitar folhetos publicitários através do Formulário de Solicitação de Material, acessível através do item Cadastro – Consultas – Solicitação de Material.

6.6 FORMULÁRIO SE SOLICITAÇÃO DE MATERIAL OPERACIONAL

VER CADASTRO – CONSULTAS – MATERIAL OPERACIONAL

6.7 FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE CÓPIAS

6.7.1 DEFINIÇÃO

Formulário on line contendo todas as informações necessárias à solicitação de cópias de documentos, tais como: identificação do usuário, identificação do solicitante, identificação da Biblioteca Base, identificação do documento solicitado, indicação da forma de envio das cópias, indicação do total de páginas do documento, indicação de números de Bônus Comut utilizados, indicação de datas e da situação da solicitação etc.

6.7.2 OBJETIVO

Padronizar e agilizar o mecanismo de solicitação de cópias através do Comut

6.7.3 UTILIZAÇÃO

Biblioteca Solicitante – Para solicitação de cópias de documentos para seus usuários. Depois de preenchido o formulário é enviado, via Internet, às Bibliotecas Base.

Usuário Solicitante – Para solicitação de cópias de documentos diretamente às Bibliotecas Base, sem a intermediação de uma Biblioteca Solicitante.

6.7.4 FORMATO

Formulário on line disponível na página do Comut na Internet. Existem diferentes tipos de formulários que são específicos para cada tipo de documento solicitado: Artigos de Periódicos, Teses, Anais de Congressos, Partes de Documentos.

Os diversos tipos de formulários contêm campos semelhantes variando apenas aqueles específicos a cada tipos de documento.

6.7.5 FORMA DE USO

A Biblioteca Solicitante e o Usuário Solicitante devem preencher os diversos campos do formulário conforme as instruções de preenchimento definidas pelo Comut. Após o preenchimento o formulário deve ser enviado eletronicamente à Biblioteca Base.

6.7.6 AQUISIÇÃO

O Formulário de Solicitação de Cópias está disponível on line às Bibliotecas Solicitantes e Usuários Solicitantes cadastrados no Comut. Para acessá-lo é necessário o uso de Login e Senha.

6.7.7 INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO

Existem vários tipos de Formulários de Solicitação de Cópias:

1 – Formulário de Solicitação de Anais de Congressos

2 – Formulário de Solicitação de Parte de Documentos

3 – Formulário de Solicitação de Artigos de Periódicos

4 – Formulário de Solicitação de Teses

Alguns campos são comuns em todos os tipos de formulários e outros são específicos para cada tipo.

6.7.7.1 PREENCHIMENTO DOS CAMPOS COMUNS

6.7.7.1.1 Saldo atual – Indica a quantidade de Bônus Comut disponíveis para a Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. À medida em que um pedido e realizado essa quantidade vai diminuindo.

6.7.7.1.2 Tipo de documento – À direita do formulário, indica o tipo de documento que se está solicitando.

6.7.7.1.3 Data da solicitação – preenchida automaticamente pelo próprio sistema quando o pedido é enviado à Biblioteca Base

6.7.7.1.4 Solicitação através da Biblioteca Solicitante

6.7.7.1.4.1 Identificação da Biblioteca Solicitante – preenchido automaticamente pelo sistema ao se abrir o Formulário com base em dados já cadastrados no Comut.

- Código do solicitante – indica o código da Biblioteca Solicitante

- Nome do solicitante - Identifica a Biblioteca Solicitante

- E-mail da comutação – indica o E-mail da Biblioteca Solicitante (Setor de Comutação Bibliográfica)

- Telefone/DDD – indica o telefone com DDD da Biblioteca Solicitante (Setor de Comutação Bibliográfica)

6.7.7.1.4.2 Identificação do Usuário Institucional

Identifica sempre o usuário, já cadastrado no Comut, que está fazendo a solicitação. Caso o usuário pessoa física seja o solicitante do pedido na condição de Usuário Solicitante os dados destes campos coincidirão com os dados do campo Identificação do Solicitante. (ver Solicitação através do Usuário solicitante)

CPF do usuário – preenchido obrigatoriamente permitirá que o sistema resgate (após o clique no botão selecionar) automaticamente todas as informações sobre o usuário já cadastrado no Sistema.

- Nome do usuário – preenchido automaticamente pelo sistema

- E-mail do usuário - preenchido automaticamente pelo sistema

- Telefone/DDD do usuário - preenchido automaticamente pelo sistema

6.7.7.1.5 Solicitação através do Usuário Solicitante

6.7.7.1.5.1 Identificação do Usuário Solicitante – preenchido automaticamente pelo sistema ao se abrir o Formulário com base em dados já cadastrados no Comut.

- CPF do Usuário Solicitante – indica o CPF do Usuário Solicitante. No caso de Usuário Solicitante estrangeiro, indicará o seu número de identificação

- Nome do solicitante - Identifica o Usuário Solicitante

- E-mail – indica o E-mail do Usuário Solicitante

- Telefone/DDD – indica o telefone com DDD da Usuário Solicitante

6.7.7.1.6 Informações para envio

- Forma de envio – preenchimento obrigatório pela Biblioteca solicitante ou usuário Solicitante

Identifica a(s) forma(s) preferida(s) pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante para receber as cópias atendidas pelas Bibliotecas Base

A forma de envio deve ser determinada antes da escolha das Bibliotecas Base selecionadas para o atendimento

- Endereço para envio

Identifica o local para onde será remetida a cópia pela Biblioteca Base. Deve-se marcar obrigatoriamente uma das três opções:

Solicitante – significa que a cópia será enviada para o endereço da Biblioteca Solicitante ou do Usuário Solicitante quando este solicitar diretamente. Neste caso todos os dados de endereçamento serão relativos à Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante e serão preenchidos automaticamente pelo sistema

Usuário – significa que a cópia será enviada para o endereço do Usuário quando este solicitar através de uma Biblioteca Solicitante. Neste caso todos os dados de endereçamento serão relativos ao Usuário e serão preenchidos automaticamente pelo sistema.

Outro – significa que o endereço para recebimento da cópia pode ser outro que não o da Biblioteca Solicitante ou do Usuário Solicitante, ou ainda que pode ser para o próprio usuário, porém em outro endereço. Neste caso todos os dados de endereçamento deverão ser preenchidos obrigatoriamente pelo usuário.

6.7.7.1.7 Biblioteca Base para atendimento

Após a escolha da forma de envio, o sistema indicará todas as Bibliotecas Base que possuem a o tipo de envio desejado. Dentre essas indicações, e a partir de pesquisa no CCN ou outro catálogo específico para cada tipo de documento, deverão ser indicadas até sete Bibliotecas Base que possuam o documento desejado. Basta marcar as Bibliotecas Base desejadas pois o próprio sistema indicará aquela que receberá a solicitação, conforme a sua disponibilidade para atendimento. O sistema escolherá pela ordem aquelas que estiverem menos sobrecarregadas de solicitações.

A relação das Bibliotecas Base que possuem a forma de envio desejada aparece num primeiro quadro chamado de “Biblioteca Base para atendimento”. Cada biblioteca escolhida deve ser “marcada” e, através do comando “Incluir”, transportada para o segundo quadro abaixo.

6.7.7.1.8 Autorização de Busca Monitorada

Deve ser informado pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante caso se deseje uma busca adicional em outros sistemas quando o documento solicitado não existir na rede de Bibliotecas Base do Comut.

É aconselhável que sejam lidas as instruções sobre Busca Monitorada uma vez que este serviço tem custos adicionais.

Há indicadores de Busca Monitorada no Brasil e no exterior.

6.7.7.2 PREENCHIMENTO DOS CAMPOS DE FORMULÁRIOS ESPECÍFICOS

6.7.7.2.1 Formulário para solicitação de Anais de Congressos

6.7.7.2.1.1 Identificação do Evento

- Nome – preenchimento obrigatório pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Identifica o nome do evento.

- Local – preenchimento facultativo pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Identifica o local do evento.

- Mês – preenchimento facultativo pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Identifica o mês do evento

- Ano – preenchimento facultativo pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Identifica o ano do evento

6.7.7.2.1.2 Identificação do Trabalho

- Autor – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Caso não se saiba o título, o Autor do trabalho passa a ser obrigatório. Identifica o autor do trabalho.

- Título – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Caso não se saiba o Autor, o título do trabalho passa a ser obrigatório. Identifica o título do trabalho.

- Página inicial – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Caso não se saiba o Autor ou o título do trabalho a página inicial passa a ser obrigatória.

- Página final – Indica a página final do trabalho.

- Total de páginas - Aparecerá automaticamente, após a finalização do pedido,

Indica o total de páginas a serem copiadas

Quando não se souber a paginação correta do trabalho o sistema informará automaticamente um mínimo de 10 páginas.

Se não for possível identificar a página inicial nem a página final marcar 0 (Zero) no campo da página inicial e deixar o campo da página final em branco.

Se existir a página inicial mas não for possível identificar a página final deixar o campo da página final em branco.

- Observação – Campo livre para observações importantes sobre a solicitação que devem ser seguidas pela Biblioteca Base

- Bônus Comut utilizados - preenchimento automático pelo Sistema

Indica o total de Bônus Comut que serão reservados para a solicitação

- O resultado é apresentado na Cesta de Pedidos, que mostra o Orçamento em Bônus. Caso se queira ver o valo em Reais basta abrir a Tabela Auxiliar que indicar os valores por quantidades de Bônus utilizados.

6.7.7.2.1.3 Número do pedido – Contém as letras AC (Anais de Congresso) seguidas do número seqüencial. É preenchido automaticamente pelo sistema. Serve como elemento principal para identificar e monitorar os pedidos de cópias.

6.7.7.2.2 Formulário para solicitação de Partes de Documentos

6.7.7.2.2.1 Identificação da parte do documento

- Autor da parte – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Caso não se saiba o título, o Autor da parte passa a ser obrigatório. Identifica o autor da parte do documento.

- Título da parte – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Caso não se saiba o Autor, o título da parte passa a ser obrigatório. Identifica o título da parte do documento.

- Autor da obra – preenchimento obrigatório pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante.

- Título da obra – preenchimento obrigatório pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante.

- Página inicial – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Caso não se saiba o Autor da parte ou o título da parte, a página inicial passa a ser obrigatória.

- Página final – Indica a página final do trabalho.

- Total de páginas - Aparecerá automaticamente, após a finalização do pedido,

Indica o total de páginas a serem copiadas

Quando não se souber a página final do trabalho o sistema informará automaticamente um mínimo de 10 páginas.

Se não for possível identificar a página inicial nem a página final marcar 0 (Zero) no campo da página inicial e deixar o campo da página final em branco.

Se existir a página inicial mas não for possível identificar a página final deixar o campo da página final em branco.

- Observação – Campo livre para observações importantes sobre a solicitação que devem ser seguidas pela Biblioteca Base

- Bônus Comut utilizados - preenchimento automático pelo Sistema

Indica o total de Bônus Comut que serão reservados para a solicitação

6.7.7.2.2.2 Número do pedido – Contém as letras PD (Parte de Documento) seguidas do número seqüencial. É preenchido automaticamente pelo sistema. Serve como elemento principal para identificar e monitorar os pedidos de cópias.

6.7.7.2.3 Formulário para solicitação de Artigos de Periódicos

6.7.7.2.3.1 Identificação do Periódico

- Título do periódico – preenchimento obrigatório pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante.

- Ano – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Quando o Volume não for conhecido o Ano deve ser indicado. Indica o ano de publicação do periódico.

- Volume – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Quando o Ano não for conhecido o Volume deve ser indicado. Indica o volume do periódico.

- Fascículo/mês – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Deve ser preenchido o número do fascículo ou o mês conforme a indicação específica de cada título de periódico.

- Suplemento – preenchido pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante, quando houver.

- ISSN – preenchido pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Seu preenchimento, embora facultativo, é de extrema importância para facilitar estudos de uso de coleções e auxiliar na elaboração de políticas de aquisição de títulos de periódicos.

6.7.7.2.3.2 Identificação do artigo

- Autor do artigo – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Caso não se saiba o título ou a página inicial do artigo, o Autor passa a ser obrigatório. Identifica o autor do artigo do periódico.

- Título do artigo – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Caso não se saiba o Autor ou a página inicial do artigo, o título passa a ser obrigatório. Identifica o título do artigo do periódico.

- Página inicial – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Caso não se saiba o Autor ou o título do artigo, a página inicial passa a ser obrigatória.

- Página final – Indica a página final do trabalho.

- Total de páginas - Aparecerá automaticamente, após a finalização do pedido,

Indica o total de páginas a serem copiadas

Quando não se souber a página final do trabalho o sistema informará automaticamente um mínimo de 10 páginas.

Se não for possível identificar a página inicial nem a página final marcar 0 (Zero) no campo da página inicial e deixar o campo da página final em branco.

Se existir a página inicial mas não for possível identificar a página final deixar o campo da página final em branco.

- Observação – Campo livre para observações importantes sobre a solicitação que devem ser seguidas pela Biblioteca Base

- Bônus Comut utilizados - preenchimento automático pelo Sistema

Indica o total de Bônus Comut que serão reservados para a solicitação

6.7.7.2.3.3 Número do pedido – Contém as letras PE (Periódico) seguidas do número seqüencial. É preenchido automaticamente pelo sistema. Serve como elemento principal para identificar e monitorar os pedidos de cópias.

6.7.7.2.4 Formulário para solicitação de Teses

6.7.7.2.4.1 Identificação da Tese

- Autor – preenchimento obrigatório pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Identifica o autor ta Tese.

- Título – preenchimento obrigatório pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Identifica o título da Tese.

- Universidade de Defesa – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Identifica a Instituição onde a Tese foi defendida.

- Ano de defesa – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante. Identifica o ano de defesa da Tese

- Grau da Tese – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante de acordo com a relação apresentada. Indica se a Tese é de Doutorado, Mestrado etc.

- Página inicial – preenchimento pela Biblioteca Solicitante ou Usuário Solicitante

- Página final – Indica a página final do trabalho.

- Total de páginas - Aparecerá automaticamente, após a finalização do pedido,

Indica o total de páginas a serem copiadas

Quando não se souber a página final do trabalho o sistema informará automaticamente um mínimo de 10 páginas.

Se não for possível identificar a página inicial nem a página final marcar 0 (Zero) no campo da página inicial e deixar o campo da página final em branco.

Se existir a página inicial mas não for possível identificar a página final deixar o campo da página final em branco.

- Observação – Campo livre para observações importantes sobre a solicitação que devem ser seguidas pela Biblioteca Base

- Bônus Comut utilizados - preenchimento automático pelo Sistema

Indica o total de Bônus Comut que serão reservados para a solicitação

6.7.7.2.4.2 Número do pedido – Contém as letras TE (Tese) seguidas do número seqüencial. É preenchido automaticamente pelo sistema. Serve como elemento principal para identificar e monitorar os pedidos de cópias.

6.8 FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE CÓPIAS

Folha impressa, a partir de solicitação da Biblioteca Base, que indica todos os dados referentes a cada pedido de cópia. Auxilia na busca física do documento a ser copiado, no seu encaminhamento à Biblioteca Solicitante e serve como recibo de entrega das cópias ao usuário.

6.8.1 OBJETIVOS

- Servir como instrumento de identificação e busca no acervo dos documentos a serem copiados pelas Bibliotecas Base.

- Servir como instrumento de encaminhamento, via correio ou meio eletrônico, das cópias de documentos.

- Servir como instrumento para a Biblioteca Solicitante identificar o usuário que fez a solicitação de cópias

- Servir como recibo de entrega da cópia de documento pela Biblioteca solicitante ao usuário.

A primeira parte do Formulário de Encaminhamento de Cópias serve para a Biblioteca Base fazer anotações que irão auxiliá-la na busca do documento no acervo e na finalização do atendimento. A segunda parte, depois de destacada da primeira, serve como Guia de acompanhamento do pedido.

7 MONITORAMENTO

É o acompanhamento das solicitações e dos atendimentos feitos pelos usuários e bibliotecas em todas as suas fases.

7.1 SITUAÇÃO DA SOLICITAÇÃO

Permite a Bibliotecas Solicitantes e Usuários Solicitantes saberem como estão as solicitações de cópias feitas às Bibliotecas Base, indicando se cada pedido está na Caixa de Entrada, se está Em Atendimento ou se foi Atendido, Repassado ou Cancelado.

Ao verificar a Situação do Atendimento a Biblioteca Solicitante pode cancelar, se for o caso, algum pedido que não mais seja de interesse do usuário.

O Usuário Solicitante, além de ver a situação dos seus pedidos feitos diretamente por ele ou através de uma Biblioteca Solicitante, pode cancelar os pedidos que fizer diretamente. Os pedidos feitos através de uma Biblioteca Solicitante só poderão ser cancelados por ela.

7.1.1 SITUAÇÃO DA SOLICITAÇÃO – ATRAVÉS DA BIBLIOTECA SOLICITANTE

Ao pesquisar a Situação da Solicitação a Biblioteca Solicitante terá a possibilidade de visualizar todos os pedidos que fez ou somente aqueles relativos a determinado usuário. A escolha é feita através de Filtro

Após a escolha do universo a ser mostrado aparece a relação de todos os pedidos

Os pedidos com um quadrado de marcação disponível são aqueles que ainda podem ser cancelados, uma vez que ainda não foram atendidos pelas Bibliotecas Base. Os demais já foram atendidos ou já tiveram o processo de atendimento iniciado.

Para se ver a situação do Pedido basta clicar sobre ele. Será apresentado um quadro que localizará o pedido em uma das seguintes condições:

- Caixa de Entrada – São os pedidos recebidos pela Biblioteca Base e que ainda não foram abertos para busca, no acervo, do documento a ser copiado.

- Em Atendimento – São os pedidos que já foram abertos mas que ainda não tiveram seu atendimento concluído.

- Atendido – Pedidos atendidos, cujas cópias foram enviadas aos usuários

- Repassado – Pedidos que, por determinado motivo, a Biblioteca Base não pode atender e repassou para outra Biblioteca Base

- Cancelado – Pedido que, por determinado motivo, a Biblioteca Base não pode atender e que não poderia ser repassado para outra Biblioteca Base.

7.1.2 SITUAÇÃO DA SOLICITAÇÃO – ATRAVÉS DO USUÁRIO

É idêntico ao procedimento da Biblioteca Solicitante. Uma vez que é o próprio usuário que está logado no Comut, elimina-se a primeira tela uma vez que não há necessidade de se indicar se a pesquisa será pelo usuário ou por todos os pedidos realizados.

7.2 SITUAÇÃO DO ATENDIMENTO

Permite às Bibliotecas Base saberem como estão as solicitações de cópias recebidas das Bibliotecas Solicitantes e Usuários Solicitantes, indicando se cada pedido está na Caixa de Entrada, se está Em Atendimento ou se foi Atendido, Repassado ou Cancelado.

A Biblioteca Base pode continuar acompanhando um pedido mesmo depois de repassá-lo a outra Biblioteca Base, se for o caso.

Após a abertura do item SITUAÇÃO DO ATENDIMENTO – LISTA GERAL aparecerá um filtro de Controle para que a Biblioteca Base possa escolher os pedidos cuja situação de atendimento deseja visualizar

Escolhida a forma aparece a relação dos pedidos

Clicando-se sobre o número do pedido pode-se visualizar a sua situação

8 ESTATÍSTICAS

EM CONSTRUÇÃO

9 PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

9.1 DIAGRAMA GERAL

9.2 FLUXO PARA SOLICITAÇÃO DE CÓPIAS

Ob. Antes de iniciar a solicitação de cópias a Biblioteca Solicitante ou o Usuário Solicitante devem verificar, no CCN ou em outros catálogos, as Bibliotecas Base que possuem os documentos desejados.

1 – Biblioteca Solicitante – Logar-se ao Comut utilizando o Código da Biblioteca (sem o dígito verificador) e a senha da biblioteca.

- Usuário Solicitante – Logar-se ao Comut utilizando o CPF e a senha do usuário.

2 – Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante – Clicar ENTRAR

3 – Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante - Selecionar o formulário de acordo com o tipo de documento que se deseja copiar

4 – Biblioteca Solicitante – No item IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO informar o CPF do usuário e mandar SELECIONAR

Ob. O Usuário Solicitante, uma vez que já se logou através do CPF, não precisa fazer esse procedimento.

5 – Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante - Clicar CONTINUAR

6 – Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante - Preencher todos os dados relativos à identificação do documento que deseja cópia

7 – Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante - Clicar CONTINUAR

8 – Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante - Escolher a FORMA DE ENVIO (maneira pela qual deseja receber o documento copiado)

9 – Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante - Selecionar o endereço para envio (local onde deseja receber o documento copiado)

10 – Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante - Escolher, no campo BIBLIOTECA BASE PARA ATENDIMENTO, as Bibliotecas Base (num máximo de sete) para as quais deseja enviar a solicitação de cópias.

Ob.1 – Para escolher as Bibliotecas Base basta clicar sobre cada uma delas e mandar INCLUIR. Cada biblioteca escolhida será indicada então na caixa abaixo.

Ob.2 – Para indicar as Bibliotecas Base é necessário que a Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante já tenham feito uma pesquisa no CCN ou em outro catálogo para identificar quem possui o documento desejado

Ob.3 – Caso se deseje BUSCA MONITORADA, no Brasil ou no exterior, indicar no item específico

11 – Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante - Clicar CONTINUAR

12 – Sistema encaminha a solicitação para a CESTA DE PEDIDOS e indica o orçamento.

Ob. A CESTA DE PEDIDOS funciona como uma cesta de compras on-line, semelhante às cestas de compras dos sistemas de vendas on-line. Apresenta o orçamento em Bônus Comut para que o usuário possa saber quantos Bônus irá gastar em suas solicitações. Caso se queira saber o valo em Reais basta abrir a Tabela que indica os valores dos diversos números de Bônus.

13 – Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante - Caso haja mais pedidos a serem feitos, clicar em NOVA SOLICITAÇÃO. Caso tenham sido encerrados os pedidos clicar em FINALIZAR SOLICITAÇÃO

OB. Não há necessidade de se finalizar cada solicitação individualmente. A CESTA DE PEDIDOS armazena todas as solicitações até que se clique em FINALIZAR SOLICITAÇÕES.

A CESTA DE PEDIDOS do Usuário Solicitante exclui os pedidos toda vez que o usuário sai do sistema. A CESTA DE PEDIDOS da Biblioteca Solicitante armazena os pedidos por até cinco dias, mesmo quando este se desconecta do sistema.

14 – Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante - Após clicar em FINALIZAR SOLICITAÇÃO, Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante têm a indicação do número de controle de cada pedido efetuado. Isso significa que a solicitação foi efetuada com sucesso.

15 – Biblioteca Solicitante/Usuário Solicitante - Para se saber para qual Biblioteca Base os pedidos foram enviado abrir o item SOLICITAÇÃO – SITUAÇÃO DA SOLICITAÇÃO.

9.3 FLUXO PARA ATENDIMENTO DE CÓPIAS

1 – Biblioteca Base – Logar-se ao Comut utilizando o Código da Biblioteca (sem o dígito verificador) e a senha da biblioteca.

2 – Biblioteca Base – Clicar ENTRAR

3 – Biblioteca Base – Selecionar item ATENDIMENTO – CAIXA DE ENTRADA – FILTRO DE ATENDIMENTO

4 – Biblioteca Base – Escolher uma das opções do FORMULÁRIO FILTRO – ATENDIMENTO

Ob. Qualquer uma das opções escolhidas remete a pedidos de cópias solicitados à Biblioteca Base e que ainda se encontram na CAIXA DE ENTRADA

- Período Solicitado – Serão selecionados apenas os pedidos compreendidos no período escolhido

- Pedido Nº - Será relacionado apenas o pedido cujo número for indicado

- Todos – Serão selecionados todos os pedidos armazenados na CAIXA DE ENTRADA

- Forma de Envio – Serão selecionados apenas os pedidos a serem remetidos às Bibliotecas solicitantes/Usuários Solicitantes através de uma determinada forma de envio

- Tipo de Documento – Serão selecionados apenas os pedidos equivalentes a um determinado tipo de documento escolhido

- Pedidos recebidos por repasse – Serão selecionados apenas os pedidos recebidos pela Biblioteca Base através de repasse de outra Biblioteca Base

- Biblioteca Solicitante – serão selecionados apenas os pedidos recebidos de uma determinada Biblioteca solicitante

5 – Biblioteca Base – Clicar em BUSCAR

6 – Sistema Comut mostra uma lista com todas as solicitações que estão na CAIXA DE ENTRADA

Ob. As informações em negrito idicam as solicitações que ainda não foram “abertas” pela Biblioteca Base. As informações em cinza indicam as solicitações que já foram “abertas” pela Biblioteca Base e que estão em atendimento (localização do documento na estante, cópia ou escaneamento, envio ao solicitante e finalização do atendimento através do sistema on-line).

7 – Biblioteca Base – Seleciona a solicitação em negrito para abrir o formulário de solicitação e iniciar o atendimento.

8 – Sistema Comut abre FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO (que serve para o trabalho de localização do documento na estante, finalização do pedido e encaminhamento das cópias)

9 – Biblioteca Base – Imprimir o FORMULÁRIO DE ENCAMINHAMENTO DE CÓPIAS

Ob. A Biblioteca Base pode selecionar, abrir e imprimir vários formulários para localizar de uma única vez os documentos nas estantes.

10 – Biblioteca Base – Localizar no acervo o documento solicitado para cópia

11 – Biblioteca Base – Verificar se os dados do FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO coincidem com o documento localizado (dados de autores, título do documento, página inicial e final, total de páginas etc.)

12 – Biblioteca Base – Tirar cópia ou escanear o documento

13 – Biblioteca Base – Enviar documento à Biblioteca Solicitante ou ao Usuário Solicitante

14 – Biblioteca Base – Selecionar novamente o item ATENDIMENTO – CAIXA DE ENTRADA – FILTRO DE ATENDIMENTO, para finalizar o atendimento

15 – Biblioteca Base – Escolher uma das opções do FORMULÁRIO FILTRO – ATENDIMENTO